Tietosuojaseloste

Avoimen tieteen uutiskirjeen yhteystietorekisterin tietosuojaseloste

1. Rekisterinpitäjä

Tieteellisten seurain valtuuskunta
Snellmaninkatu 13, 00170 Helsinki
tsv(at)tsv.fi
puh. 09 228 691

2. Rekisteriasioiden yhteyshenkilöt

Asiantuntija Ilmari Jauhiainen
Snellmaninkatu 13, 00170 Helsinki
ilmari.jauhiainen(at)tsv.fi
puh. 09 228 69 235

Suunnittelija Hanna Lahdenperä
Snellmaninkatu 13, 00170 Helsinki
avointiede(at)tsv.fi
puh. 09 228 69 271

Gruppon pääkäyttäjä
Tietohallintopäällikko Jani Laatikainen
Snellmaninkatu 13, 00170 Helsinki
jani.laatikainen(at)tsv.fi
puh. 09 228 69 220

3. Käsittelijä

Gruppo oy
Y-tunnus: 2190176-4
Laivurinkatu 37
00150 Helsinki

4. Rekisterin nimi

Avoimen tieteen uutiskirjeen yhteystietorekisteri

5. Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste ja tarkoitus

Rekisterin henkilötietojen käsittelyn perusteena on suostumus tai rekisterinpitäjän oikeutettu etu asiakassuhteen tai muun asiallisen yhteyden perusteella. Tämä tarkoittaa, että rekisteröity on itse tilannut Avoimen tieteen uutiskirjeen. Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on tiedotus TSV:n järjestämistä avoimen tieteen tapahtumista, kansallisista avoimen tieteen linjauksista ja suosituksista sekä yleisesti avoimen tieteen alaan liittyvistä uutisista ja tapahtumista.

6. Käsiteltävät tiedot

Rekisteri sisältää rekisteröidyistä seuraavia tietoja: - nimi, arvo/asema, sähköpostiosoite ja taustaorganisaatio

7. Tietolähteet

Rekisterin tiedot saadaan pääsääntöisesti rekisteröidyiltä itseltään uutiskirjeen tilauksen tai asiantuntijaryhmään liittymisen yhteydessä. Lisäksi henkilötietoja voidaan kerätä ja päivittää tässä tietosuojaselosteessa kuvattuja käyttötarkoituksia varten myös julkisesti saatavilla olevista lähteistä ja viranomaisilta.

8. Tietojen luovuttaminen ja siirtäminen sekä siirtäminen EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle

Tietoja ei luovuteta ulkopuolisille tahoille. Tietoja ei luovuteta EU:n ulkopuolelle.

9. Tietojen suojaaminen ja säilytysaika

Rekisterin tiedot on tallennettu Gruppo Oy:n järjestelmään, joka on suojattu käyttäjätunnuksella ja salasanalla. Käyttöoikeudet rekisteriin ovat niillä Tieteellisten seurain valtuuskunnan palveluksessa olevilla henkilöillä, jotka tarvitsevat tietoja työtehtävissään. Henkilötietoja säilytetään niin kauan kuin henkilötiedon käyttötarkoituksen vuoksi on tarpeellista. Rekisterinpitäjä oikaisee, poistaa tai täydentää rekisterissä olevan, käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellisen, tarpeettoman, puutteellisen tai vanhentuneen henkilötiedon oma-aloitteisesti tai rekisteröidyn pyynnöstä.

10. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa itseään koskevat henkilörekisteriin tallennetut tiedot ja vaatia virheellisen tiedon oikaisua tai poistamista, mikäli sille on lailliset perusteet. Rekisteröidyllä on myös oikeus peruuttaa suostumuksensa tai muuttaa sitä. Kaikki tätä selostetta koskevat yhteydenotot ja pyynnöt tulee esittää kirjallisesti tai henkilökohtaisesti kohdassa kaksi (2) nimetylle yhteyshenkilölle.

11. Tietosuojaselosteen muutokset

Mikäli tätä selostetta muutetaan, muutokset laitetaan näkyville selosteeseen päivättyinä. Mikäli muutokset ovat merkittäviä, niistä informoidaan rekisterinpitäjän verkkosivuilla.

Avoimen tieteen asiantuntijaryhmien yhteystietorekisterin tietosuojaseloste

1. Rekisterinpitäjä

Tieteellisten seurain valtuuskunta
Snellmaninkatu 13, 00170 Helsinki
tsv(at)tsv.fi
puh. 09 228 691

2. Rekisteriasioiden yhteyshenkilöt

Asiantuntija Ilmari Jauhiainen
Snellmaninkatu 13, 00170 Helsinki
avointiede(at)tsv.fi
puh. 09 228 69 235

Suunnittelija Hanna Lahdenperä
Snellmaninkatu 13, 00170 Helsinki
avointiede(at)tsv.fi
puh. 09 228 69 271

3. Rekisterin nimi

Avoimen tieteen asiantuntijaryhmien yhteystietorekisteri

4. Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste ja tarkoitus

Rekisterin henkilötietojen käsittelyn perusteena on suostumus. Tämä tarkoittaa, että rekisteröity on itse liittynyt avoimen tieteen asiantuntijaryhmiin.

Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on avoimen tieteen kansallinen koordinointi ylläpitämällä yhteystietolistaa. Tietoja käytetään myös tiedotukseen TSV:n järjestämistä avoimen tieteen tapahtumista, kansallisista avoimen tieteen linjauksista ja suosituksista sekä asiantuntijaryhmien jäsenten keskinäiseen viestintään. 

5. Käsiteltävät tiedot

Rekisteri sisältää rekisteröidyistä seuraavia tietoja:

  • nimi 
  • Sähköpostiosoite
  • taustaorganisaatio
  • avoimen tieteen asiantuntija- ja työryhmät, joihin henkilö kuuluu

6. Tietolähteet

Rekisterin tiedot saadaan rekisteröidyiltä itseltään asiantuntijaryhmään liittymisen yhteydessä. Pääasiallisena kanavana tietojen luovutukseen ja päivitykseen toimii Gruppo OY:n järjestelmään rakennettu ilmoittautumislomake. Lisäksi henkilötietoja voidaan päivittää tässä tietosuojaselosteessa kuvattuja käyttötarkoituksia varten myös julkisesti saatavilla olevista lähteistä.

7. Tietojen luovuttaminen ja siirtäminen sekä siirtäminen EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle

Rekisterin tiedot ovat kaikille julkisia. Tiedot on tallennettu Google Workspace -palveluun, joka noudattaa EU:n tietosuoja-asetuksen määrittämiä ehtoja tietojensiirrolle.

8. Tietojen säilytysaika

Henkilötietoja säilytetään niin kauan kuin henkilötiedon käyttötarkoituksen vuoksi on tarpeellista. Rekisterinpitäjä oikaisee, poistaa tai täydentää rekisterissä olevan, käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellisen, tarpeettoman, puutteellisen tai vanhentuneen henkilötiedon oma-aloitteisesti tai rekisteröidyn pyynnöstä.

9. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa itseään koskevat henkilörekisteriin tallennetut tiedot ja vaatia virheellisen tiedon oikaisua tai poistamista, mikäli sille on lailliset perusteet. Rekisteröidyllä on myös oikeus peruuttaa suostumuksensa tai muuttaa sitä .

Kaikki tätä selostetta koskevat yhteydenotot ja pyynnöt tulee esittää kirjallisesti tai henkilökohtaisesti kohdassa kaksi (2) nimetylle yhteyshenkilölle.

10. Tietosuojaselosteen muutokset

Mikäli tätä selostetta muutetaan, muutokset laitetaan näkyville selosteeseen päivättyinä. Mikäli muutokset ovat merkittäviä, niistä informoidaan rekisterinpitäjän verkkosivuilla.

Avoimen tieteen kyselyiden ja kommentointien tietosuojaseloste

1. Rekisterinpitäjä

Tieteellisten seurain valtuuskunta
Snellmaninkatu 13, 00170 Helsinki
tsv(at)tsv.fi
puh. 09 228 691

2. Rekisteriasioiden yhteyshenkilöt

Asiantuntija Ilmari Jauhiainen
Snellmaninkatu 13, 00170 Helsinki
avointiede(at)tsv.fi
puh. 09 228 69 235

Suunnittelija Hanna Lahdenperä
Snellmaninkatu 13, 00170 Helsinki
avointiede(at)tsv.fi
puh. 09 228 69 271

3. Rekisterin nimi

Avoimen tieteen kyselyrekisteri

4. Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste ja tarkoitus

Rekisterin henkilötietojen käsittelyn perusteena on suostumus. Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on kyselyiden ja kommentointien organisoiminen.

5. Käsiteltävät tiedot

Rekisteri sisältää kyselyn tai kommentointin aiheeseen liittyviä tietoja. Kaikista kommentoinneista ja joistakin kyselyistä rekisteri sisältää lisäksi rekisteröidyistä seuraavia tietoja:

  • nimi 
  • sähköpostiosoite
  • taustaorganisaatio.

6. Tietolähteet

Rekisterin tiedot saadaan rekisteröidyiltä itseltään kyselyyn tai kommentointiin vastaamisen yhteydessä. Pääasiallisena kanavana tietojen luovutukseen ja päivitykseen toimivat Gruppo OY:n järjestelmään tai Google Forms -palveluun rakennetut kysely- ja kommentointilomakkeet. 

7. Tietojen luovuttaminen ja siirtäminen sekä siirtäminen EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle

Tiedot tallennetaan Google Workspace -palveluun, joka noudattaa EU:n tietosuoja-asetuksen määrittämiä ehtoja tietojensiirrolle. Kyselyistä annetuista vastauksista poistetaan mahdolliset henkilötiedot ja ne joko julkaistaan avoimesti avointiede.fi-sivuston kautta tai niitä tarjotaan Tietoarkistoon, joka voi luovuttaa aineistoa kaikkien käytettäväksi. Kommentointeihin annetut vastaukset julkaistaan avoimesti avointiede.fi-sivuston kautta vastaajan nimen ja/tai taustaorganisaation kanssa.

8. Tietojen suojaaminen ja säilytysaika

Henkilötietoja sisältävien järjestelmien käyttöön ovat oikeutettuja vain ne työntekijämme, joilla on työnsä puolesta oikeus käsitellä henkilötietoja. Järjestelmät on suojattu käyttäjätunnuksella ja salasanalla. Henkilötietoja säilytetään niin kauan kuin henkilötiedon käyttötarkoituksen vuoksi on tarpeellista. Rekisterinpitäjä oikaisee, poistaa tai täydentää rekisterissä olevan, käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellisen, tarpeettoman, puutteellisen tai vanhentuneen henkilötiedon oma-aloitteisesti tai rekisteröidyn pyynnöstä.

9. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa itseään koskevat henkilörekisteriin tallennetut tiedot ja vaatia virheellisen tiedon oikaisua tai poistamista, mikäli sille on lailliset perusteet. Rekisteröidyllä on myös oikeus peruuttaa suostumuksensa tai muuttaa sitä .

Kaikki tätä selostetta koskevat yhteydenotot ja pyynnöt tulee esittää kirjallisesti tai henkilökohtaisesti kohdassa kaksi (2) nimetylle yhteyshenkilölle.

10. Tietosuojaselosteen muutokset

Mikäli tätä selostetta muutetaan, muutokset laitetaan näkyville selosteeseen päivättyinä. Mikäli muutokset ovat merkittäviä, niistä informoidaan rekisterinpitäjän verkkosivuilla.

Avoimen tieteen tapahtumien tietosuojaseloste

1. Rekisterinpitäjä

Tieteellisten seurain valtuuskunta
Snellmaninkatu 13, 00170 Helsinki
tsv(at)tsv.fi
puh. 09 228 691

2. Rekisteriasioiden yhteyshenkilöt

Asiantuntija Ilmari Jauhiainen
Snellmaninkatu 13, 00170 Helsinki
avointiede(at)tsv.fi
puh. 09 228 69 235

Suunnittelija Hanna Lahdenperä
Snellmaninkatu 13, 00170 Helsinki
avointiede(at)tsv.fi
puh. 09 228 69 271

3. Rekisterin nimi

Avoimen tieteen tapahtumarekisteri

4. Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste ja tarkoitus

Rekisterin henkilötietojen käsittelyn perusteena on suostumus. Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on tapahtumien järjestäminen ja kehittäminen.

5. Käsiteltävät tiedot

Rekisteri sisältää rekisteröidyistä seuraavia tietoja:

  • nimi 
  • Sähköpostiosoite
  • taustaorganisaatio
  • osallistujatietoja, kuten erikoisruokavaliot

6. Tietolähteet

Rekisterin tiedot saadaan rekisteröidyiltä itseltään tapahtumaan ilmoittautumisen yhteydessä. Pääasiallisena kanavana tietojen luovutukseen ja päivitykseen toimivat Gruppo OY:n järjestelmään tai Google Forms -palveluun rakennetut ilmoittautumislomakkeet. 

7. Tietojen luovuttaminen ja siirtäminen sekä siirtäminen EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle

Tiedot tallennetaan Google Workspace -palveluun, joka noudattaa EU:n tietosuoja-asetuksen määrittämiä ehtoja tietojensiirrolle. Tietoja voidaan luovuttaa tapahtuman järjestämiseen osallistuville kumppaneillemme sekä mahdollisten työpajojen järjestäjille. Voimme luovuttaa tiedon erityisruokavaliosta catering-palveluiden tuottajille. Huolehdimme, että kumppanimme ovat sitoutuneet noudattamaan tietosuojalainsäädäntöä.

8. Tietojen suojaaminen ja säilytysaika

Henkilötietoja sisältävien järjestelmien käyttöön ovat oikeutettuja vain ne työntekijämme, joilla on työnsä puolesta oikeus käsitellä henkilötietoja. Järjestelmät on suojattu käyttäjätunnuksella ja salasanalla. Henkilötietoja säilytetään korkeintaan kuukausi tapahtuman jälkeen. Rekisterinpitäjä oikaisee, poistaa tai täydentää rekisterissä olevan, käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellisen, tarpeettoman, puutteellisen tai vanhentuneen henkilötiedon oma-aloitteisesti tai rekisteröidyn pyynnöstä.

9. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa itseään koskevat henkilörekisteriin tallennetut tiedot ja vaatia virheellisen tiedon oikaisua tai poistamista, mikäli sille on lailliset perusteet. Rekisteröidyllä on myös oikeus peruuttaa suostumuksensa tai muuttaa sitä.

Kaikki tätä selostetta koskevat yhteydenotot ja pyynnöt tulee esittää kirjallisesti tai henkilökohtaisesti kohdassa kaksi (2) nimetylle yhteyshenkilölle.

10. Tietosuojaselosteen muutokset

Mikäli tätä selostetta muutetaan, muutokset laitetaan näkyville selosteeseen päivättyinä. Mikäli muutokset ovat merkittäviä, niistä informoidaan rekisterinpitäjän verkkosivuilla.

Päivitetty 1.9.2021