Avoimen tieteen uutiskirjeen yhteystietorekisterin tietosuojaseloste
1. Rekisterinpitäjä
Tieteellisten seurain valtuuskunta
Snellmaninkatu 13, 00170 Helsinki
tsv(at)tsv.fi
puh. 09 228 691
2. Rekisteriasioiden yhteyshenkilöt
Suunnittelija Ilmari Jauhiainen
Snellmaninkatu 13, 00170 Helsinki
ilmari.jauhiainen(at)tsv.fi
puh. 09 228 69 235
Gruppon pääkäyttäjä
Tietohallintopäällikko Jani Laatikainen
Snellmaninkatu 13, 00170 Helsinki
jani.laatikainen(at)tsv.fi
puh. 09 228 69 220
3. Käsittelijä
Gruppo oy
Y-tunnus: 2190176-4
Laivurinkatu 37
00150 Helsinki
4. Rekisterin nimi
Avoimen tieteen uutiskirjeen yhteystietorekisteri
5. Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste ja tarkoitus
Rekisterin henkilötietojen käsittelyn perusteena on suostumus tai rekisterinpitäjän oikeutettu etu asiakassuhteen tai muun asiallisen yhteyden perusteella. Tämä tarkoittaa, että rekisteröity on itse tilannut Avoimen tieteen uutiskirjeen. Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on tiedotus TSV:n järjestämistä avoimen tieteen tapahtumista ja avoimesta tieteestä antamista ohjeista sekä yleisesti avoimen tieteen alaan liittyvistä uutisista ja tapahtumista.
6. Käsiteltävät tiedot
Rekisteri sisältää rekisteröidyistä seuraavia tietoja: - nimi, arvo/asema, sähköpostiosoite ja taustaorganisaatio
7. Tietolähteet
Rekisterin tiedot saadaan pääsääntöisesti rekisteröidyiltä itseltään uutiskirjeen tilauksen tai asiantuntijaryhmään liittymisen yhteydessä. Lisäksi henkilötietoja voidaan kerätä ja päivittää tässä tietosuojaselosteessa kuvattuja käyttötarkoituksia varten myös julkisesti saatavilla olevista lähteistä ja viranomaisilta.
8. Tietojen luovuttaminen ja siirtäminen sekä siirtäminen EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle
Tietoja ei luovuteta ulkopuolisille tahoille. Tietoja ei luovuteta EU:n ulkopuolelle.
9. Tietojen suojaaminen ja säilytysaika
Rekisterin tiedot on tallennettu Gruppo Oy:n järjestelmään, joka on suojattu käyttäjätunnuksella ja salasanalla. Käyttöoikeudet rekisteriin ovat niillä Tieteellisten seurain valtuuskunnan palveluksessa olevilla henkilöillä, jotka tarvitsevat tietoja työtehtävissään. Henkilötietoja säilytetään niin kauan kuin henkilötiedon käyttötarkoituksen vuoksi on tarpeellista. Rekisterinpitäjä oikaisee, poistaa tai täydentää rekisterissä olevan, käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellisen, tarpeettoman, puutteellisen tai vanhentuneen henkilötiedon oma-aloitteisesti tai rekisteröidyn pyynnöstä.
10. Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa itseään koskevat henkilörekisteriin tallennetut tiedot ja vaatia virheellisen tiedon oikaisua tai poistamista, mikäli sille on lailliset perusteet. Rekisteröidyllä on myös oikeus peruuttaa suostumuksensa tai muuttaa sitä. Kaikki tätä selostetta koskevat yhteydenotot ja pyynnöt tulee esittää kirjallisesti tai henkilökohtaisesti kohdassa kaksi (2) nimetylle yhteyshenkilölle.
11. Tietosuojaselosteen muutokset
Mikäli tätä selostetta muutetaan, muutokset laitetaan näkyville selosteeseen päivättyinä. Mikäli muutokset ovat merkittäviä, niistä informoidaan rekisterinpitäjän verkkosivuilla.
Avoimen tieteen asiantuntijaryhmien yhteystietorekisterin tietosuojaseloste
1. Rekisterinpitäjä
Tieteellisten seurain valtuuskunta
Snellmaninkatu 13, 00170 Helsinki
tsv(at)tsv.fi
puh. 09 228 691
2. Rekisteriasioiden yhteyshenkilöt
Suunnittelija Ilmari Jauhiainen
Snellmaninkatu 13, 00170 Helsinki
avointiede(at)tsv.fi
puh. 09 228 69 235
Suunnittelija Nina Järviö
Snellmaninkatu 13, 00170 Helsinki
avointiede(at)tsv.fi
puh. 09 228 69 271
3. Rekisterin nimi
Avoimen tieteen asiantuntijaryhmien yhteystietorekisteri
4. Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste ja tarkoitus
Rekisterin henkilötietojen käsittelyn perusteena on suostumus tai rekisterinpitäjän oikeutettu etu asiakassuhteen tai muun asiallisen yhteyden perusteella. Tämä tarkoittaa, että rekisteröity on itse liittynyt avoimen tieteen asiantuntijaryhmiin.
Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on avoimen tieteen kansallinen koordinointi ylläpitämällä yhteystietolistaa. Tietoja käytetään myös tiedotukseen TSV:n järjestämistä avoimen tieteen tapahtumista ja avoimesta tieteestä antamista ohjeista sekä asiantuntijaryhmien jäsenten keskinäiseen viestintään.
5. Käsiteltävät tiedot
Rekisteri sisältää rekisteröidyistä seuraavia tietoja:
- nimi
- Sähköpostiosoite
- taustaorganisaatio
6. Tietolähteet
Rekisterin tiedot saadaan rekisteröidyiltä itseltään asiantuntijaryhmään liittymisen yhteydessä. Pääasiallisena kanavana tietojen luovutukseen ja päivitykseen toimii Gruppo OY:n järjestelmään rakennettu ilmoittautumislomake. Lisäksi henkilötietoja voidaan päivittää tässä tietosuojaselosteessa kuvattuja käyttötarkoituksia varten myös julkisesti saatavilla olevista lähteistä.
7. Tietojen luovuttaminen ja siirtäminen sekä siirtäminen EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle
Rekisterin tiedot ovat kaikille julkisia. Tiedot on tallennettu Google Sheets -palveluun, joiden palveluntarjoajat voivat sijaita myös EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolella.
8. Tietojen säilytysaika
Henkilötietoja säilytetään niin kauan kuin henkilötiedon käyttötarkoituksen vuoksi on tarpeellista. Rekisterinpitäjä oikaisee, poistaa tai täydentää rekisterissä olevan, käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellisen, tarpeettoman, puutteellisen tai vanhentuneen henkilötiedon oma-aloitteisesti tai rekisteröidyn pyynnöstä.
9. Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa itseään koskevat henkilörekisteriin tallennetut tiedot ja vaatia virheellisen tiedon oikaisua tai poistamista, mikäli sille on lailliset perusteet. Rekisteröidyllä on myös oikeus peruuttaa suostumuksensa tai muuttaa sitä .
Kaikki tätä selostetta koskevat yhteydenotot ja pyynnöt tulee esittää kirjallisesti tai henkilökohtaisesti kohdassa kaksi (2) nimetylle yhteyshenkilölle.
10. Tietosuojaselosteen muutokset
Mikäli tätä selostetta muutetaan, muutokset laitetaan näkyville selosteeseen päivättyinä. Mikäli muutokset ovat merkittäviä, niistä informoidaan rekisterinpitäjän verkkosivuilla.
Päivitetty 10.2.2020
