Tietosuoja

Viimeksi päivitetty 4.4.2023

Tieteellisten seurain valtuuskunnassa (TSV) toimiva Avoimen tieteen ja tutkimuksen (AVOTT) sihteeristö kunnioittaa yksityisyyttäsi ja käsittelee henkilötietoja EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (2016/679) mukaisesti. Henkilötietoja voidaan kerätä esimerkiksi AVOTT-sihteeristön järjestämien tapahtumien yhteydessä tai Avoimen tieteen uutiskirjettä tilattaessa.

Henkilötietoja käsitellään verkkosivuilla ainoastaan SSL-salattua (https://) yhteyttä käyttäen. Tiedot suojataan nykyaikaisia organisatorisia ja teknisiä menetelmiä käyttäen ja niihin on pääsy ainoastaan niillä henkilöillä, jotka työtehtäviensä hoidossa niitä tarvitsevat.

Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa häntä koskevat tiedot. Tarkastuspyyntö tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjällä on oikeus tarkastaa rekisteröidyn henkilöllisyys pyynnön yhteydessä.

Rekisteröity voi koska vaan pyytää tietonsa poistettavaksi ja ellei muut lakivelvoitteet tätä estä, poistetaan tiedot ilman aiheetonta viivytystä.

Tarkempiin tietosuojaseloisteisiin pääset ylhäällä listatuista linkeistä.

Kävijätilastointi

Sivuston käytöstä tehdään kävijätilastointia, jota hyödynnetään sivuston kehittämisessä. Kävijästilastointia toteutetaan Matomo-palvelun avulla. Tietoja kerätään muun muassa siitä, miltä sivulta käyttäjä on siirtynyt sivustolle, mihin kellonaikaan vierailu on tapahtunut, mistä päin maailmaa vierailu on tapahtunut sekä mitä selainta ja laitetta vierailuun on käytetty. Siitä, mistä vierailu on tullut, ei saada tarkkoja tietoja.

Kävijätilastoinnissa vierailijan IP-osoitteesta poistetaan kaksi viimeistä tavua. Tilastointi ei tallenna käyttäjän laitteelle evästeitä, eikä kerättyä tietoa luovuteta Tieteellisten seurain valtuuskunnan, Tiedonjulkistamisen neuvottelukunnan tai Tutkimuseettisen neuvottelukunnan ulkopuolelle. Tietoja pääsevät katsomaan edellä mainittujen tahojen työntekijät, joiden tehtäviin kuuluu verkkoviestintä.

Kävijätilastointia ylläpidetään Suomessa sijaitsevilla palvelimilla, eivätkä tiedot näin ollen siirry Euroopan unionin alueen ulkopuolelle. Tietoja ei yhdistetä muihin tietolähteisiin, eikä niitä hyödynnetä markkinoinnissa.

Avoimen tieteen uutiskirjeen yhteystietorekisterin tietosuojaseloste

1. Rekisterinpitäjä

Tieteellisten seurain valtuuskunta
Kirkkokatu 6, 00170 Helsinki
tsv(at)tsv.fi
puh. 09 228 691

2. Rekisteriasioiden yhteyshenkilöt

Asiantuntija Ilmari Jauhiainen
Kirkkokatu 6, 00170 Helsinki
ilmari.jauhiainen(at)tsv.fi
puh. 09 228 69 235

Asiantuntija Hanna Lahdenperä
Kirkkokatu 6, 00170 Helsinki
avointiede(at)tsv.fi
puh. 09 228 69 271

Gruppon pääkäyttäjä
Tietohallintopäällikko Jani Laatikainen
Kirkkokatu 6, 00170 Helsinki
jani.laatikainen(at)tsv.fi
puh. 09 228 69 220

3. Käsittelijä

Gruppo oy
Y-tunnus: 2190176-4
Laivurinkatu 37
00150 Helsinki

4. Rekisterin nimi

Avoimen tieteen uutiskirjeen yhteystietorekisteri

5. Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste ja tarkoitus

Rekisterin henkilötietojen käsittelyn perusteena on suostumus tai rekisterinpitäjän oikeutettu etu asiakassuhteen tai muun asiallisen yhteyden perusteella. Tämä tarkoittaa, että rekisteröity on itse tilannut Avoimen tieteen uutiskirjeen. Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on tiedotus TSV:n järjestämistä avoimen tieteen tapahtumista, kansallisista avoimen tieteen linjauksista ja suosituksista sekä yleisesti avoimen tieteen alaan liittyvistä uutisista ja tapahtumista.

6. Käsiteltävät tiedot

Rekisteri sisältää rekisteröidyistä seuraavia tietoja: - nimi, arvo/asema, sähköpostiosoite ja taustaorganisaatio

7. Tietolähteet

Rekisterin tiedot saadaan pääsääntöisesti rekisteröidyiltä itseltään uutiskirjeen tilauksen tai asiantuntijaryhmään liittymisen yhteydessä. Lisäksi henkilötietoja voidaan kerätä ja päivittää tässä tietosuojaselosteessa kuvattuja käyttötarkoituksia varten myös julkisesti saatavilla olevista lähteistä ja viranomaisilta.

8. Tietojen luovuttaminen ja siirtäminen sekä siirtäminen EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle

Tietoja ei luovuteta ulkopuolisille tahoille. Tietoja ei luovuteta EU:n ulkopuolelle.

9. Tietojen suojaaminen ja säilytysaika

Rekisterin tiedot on tallennettu Gruppo Oy:n järjestelmään, joka on suojattu käyttäjätunnuksella ja salasanalla. Käyttöoikeudet rekisteriin ovat niillä Tieteellisten seurain valtuuskunnan palveluksessa olevilla henkilöillä, jotka tarvitsevat tietoja työtehtävissään. Henkilötietoja säilytetään niin kauan kuin henkilötiedon käyttötarkoituksen vuoksi on tarpeellista. Rekisterinpitäjä oikaisee, poistaa tai täydentää rekisterissä olevan, käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellisen, tarpeettoman, puutteellisen tai vanhentuneen henkilötiedon oma-aloitteisesti tai rekisteröidyn pyynnöstä.

10. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa itseään koskevat henkilörekisteriin tallennetut tiedot ja vaatia virheellisen tiedon oikaisua tai poistamista, mikäli sille on lailliset perusteet. Rekisteröidyllä on myös oikeus peruuttaa suostumuksensa tai muuttaa sitä. Kaikki tätä selostetta koskevat yhteydenotot ja pyynnöt tulee esittää kirjallisesti tai henkilökohtaisesti kohdassa kaksi (2) nimetylle yhteyshenkilölle.

11. Tietosuojaselosteen muutokset

Mikäli tätä selostetta muutetaan, muutokset laitetaan näkyville selosteeseen päivättyinä. Mikäli muutokset ovat merkittäviä, niistä informoidaan rekisterinpitäjän verkkosivuilla.

Avoimen tieteen koordinaation yhteiskehittämisrekisterin tietosuojaseloste

1. Rekisterinpitäjä

Tieteellisten seurain valtuuskunta
Kirkkokatu 6, 00170 Helsinki
tsv(at)tsv.fi
puh. 09 228 691

2. Rekisteriasioiden yhteyshenkilöt

Asiantuntija Ilmari Jauhiainen
Kirkkokatu 6, 00170 Helsinki
avointiede(at)tsv.fi
puh. 09 228 69 235

Asiantuntija Hanna Lahdenperä
Kirkkokatu 6, 00170 Helsinki
avointiede(at)tsv.fi
puh. 09 228 69 271

3. Rekisterin nimi

Avoimen tieteen koordinaation yhteiskehittämisrekisteri

4. Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste ja tarkoitus

Rekisterin henkilötietojen käsittelyn perusteena on oikeutettu etu tai suostumus. Oikeutettu etu tarkoittaa, että rekisteröity on nimetty Avoimen tieteen tai tutkimuksen ohjausryhmään tai koordinaatiossa toimivaan työryhmään. Suostumus tarkoittaa, että rekisteröity on osallistunut Avoimen tieteen ja tutkimuksen koordinaation yhteiskehittämistoimintaan liittymällä koordinaatiossa toimiviin asiantuntijaryhmiin, osallistumalla ohjausryhmän, asiantuntijaryhmien tai näiden perustamien työryhmien kokouksiin tai osallistumalla koordinaatiossa tuotettavien dokumenttien yhteiskehittämiseen.

Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on avoimen tieteen ja tutkimuksen kansalliseen koordinaatioon osallistuvien henkilöiden yhteystietolistan ylläpitäminen sekä koordinaation yhteiskehittämisen prosessien läpinäkyvyyden mahdollistaminen. Yhteystietolistan tietoja käytetään myös tiedotukseen TSV:n järjestämistä avoimen tieteen tapahtumista, kansallisista avoimen tieteen linjauksista ja suosituksista sekä ohjaus, asiantuntija-ja työryhmien jäsenten keskinäiseen viestintään. 

5. Käsiteltävät tiedot

Rekisteri sisältää rekisteröidyistä seuraavia tietoja:

  • nimi 
  • sähköpostiosoite
  • taustaorganisaatio
  • mahdollinen jäsenyys Avoimen tieteen ja tutkimuksen koordinaation ohjausryhmässä
  • Avoimen tieteen ja tutkimuksen koordinaation asiantuntija- ja työryhmät, joihin henkilö kuuluu
  • Avoimen tieteen ja tutkimuksen koordinaation puitteissä pidettävät kokoukset, joihin henkilö on osallistunut
  • mahdolliset henkilön itse ilmoittamat tiedot hänen osallistumisestaan Avoimen tieteen ja tutkimuksen koordinaation yhteiskehittämistoimintaan.

6. Tietolähteet

Rekisterin tiedot saadaan taustaorganisaatioilta ryhmään nimeämisen yhteydessä tai rekisteröidyiltä itseltään asiantuntijaryhmään liittymisen tai koordinaation toimintaan osallistumisen yhteydessä. Pääasiallisena kanavana yhteystietojen luovutukseen ja päivitykseen toimivat Gruppo OY:n järjestelmään rakennettu ilmoittautumislomake ja sähköposti. Lisäksi tietoja rekisteröityjen sähköpostiosoitteesta ja taustaorganisaatiosta voidaan päivittää tässä tietosuojaselosteessa kuvattuja käyttötarkoituksia varten myös julkisesti saatavilla olevista lähteistä.

7. Tietojen luovuttaminen ja siirtäminen sekä siirtäminen EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle

Rekisterin tiedot ovat avoimen tieteen ja tutkimuksen hengessä lähtökohtaisesti kaikille julkisia. Poikkeuksen muodostavat sellaisten henkilöiden sähköpostiosoitteet, joiden liittyminen johonkin koordinaatiossa toimivaan ryhmään ei perustu suostumukseen, vaan taustaorganisaation nimeämiseen, nämä sähköpostiosoitteet luovutetaan vain kyseisen ryhmän jäsenille. Tiedot on tallennettu Google Workspace -palveluun, joka noudattaa EU:n tietosuoja-asetuksen määrittämiä ehtoja tietojensiirrolle.

8. Tietojen säilytysaika

Tiedot rekisteröidyn osallistumisesta Avoimen tieteen ja tutkimuksen koordinaation toimintaan, kuten ohjausryhmän, asiantuntijaryhmän ja työryhmien kokouksiin, ovat lähtökohtaisesti avoimia. Viestintään tarvittavia henkilötietoja säilytetään niin kauan kuin se henkilötiedon käyttötarkoituksen vuoksi on tarpeellista. Rekisterinpitäjä oikaisee, poistaa tai täydentää rekisterissä olevan, käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellisen, tarpeettoman, puutteellisen tai vanhentuneen henkilötiedon oma-aloitteisesti tai rekisteröidyn pyynnöstä.

9. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa itseään koskevat henkilörekisteriin tallennetut tiedot ja vaatia virheellisen tiedon oikaisua tai poistamista, mikäli sille on lailliset perusteet. Rekisteröidyllä on myös oikeus peruuttaa suostumuksensa tai muuttaa sitä .

Kaikki tätä selostetta koskevat yhteydenotot ja pyynnöt tulee esittää kirjallisesti tai henkilökohtaisesti kohdassa kaksi (2) nimetylle yhteyshenkilölle.

10. Tietosuojaselosteen muutokset

Mikäli tätä selostetta muutetaan, muutokset laitetaan näkyville selosteeseen päivättyinä. Mikäli muutokset ovat merkittäviä, niistä informoidaan rekisterinpitäjän verkkosivuilla.

Avoimen tieteen kyselyiden ja kommentointien tietosuojaseloste

1. Rekisterinpitäjä

Tieteellisten seurain valtuuskunta
Kirkkokatu 6, 00170 Helsinki
tsv(at)tsv.fi
puh. 09 228 691

2. Rekisteriasioiden yhteyshenkilöt

Asiantuntija Ilmari Jauhiainen
Kirkkokatu 6, 00170 Helsinki
avointiede(at)tsv.fi
puh. 09 228 69 235

Asiantuntija Hanna Lahdenperä
Kirkkokatu 6, 00170 Helsinki
avointiede(at)tsv.fi
puh. 09 228 69 271

3. Rekisterin nimi

Avoimen tieteen kysely- ja kommentointirekisteri

4. Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste ja tarkoitus

Rekisterin henkilötietojen käsittelyn perusteena on suostumus. Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on kyselyiden ja kommentointien organisoiminen.

5. Käsiteltävät tiedot

Rekisteri sisältää kyselyn tai kommentointin aiheeseen liittyviä tietoja. Kaikista kommentoinneista ja joistakin kyselyistä rekisteri sisältää lisäksi rekisteröidyistä seuraavia tietoja:

  • nimi 
  • sähköpostiosoite
  • taustaorganisaatio.

6. Tietolähteet

Rekisterin tiedot saadaan rekisteröidyiltä itseltään kyselyyn tai kommentointiin vastaamisen yhteydessä. Pääasiallisena kanavana tietojen luovutukseen ja päivitykseen toimivat Gruppo OY:n järjestelmään tai Google Forms -palveluun rakennetut kysely- ja kommentointilomakkeet. 

7. Tietojen luovuttaminen ja siirtäminen sekä siirtäminen EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle

Tiedot tallennetaan Google Workspace -palveluun, joka noudattaa EU:n tietosuoja-asetuksen määrittämiä ehtoja tietojensiirrolle. Kyselyistä annetuista vastauksista poistetaan mahdolliset henkilötiedot ja ne joko julkaistaan avoimesti avointiede.fi-sivuston kautta tai niitä tarjotaan Tietoarkistoon, joka voi luovuttaa aineistoa kaikkien käytettäväksi. Kommentointeihin annetut vastaukset julkaistaan avoimesti avointiede.fi-sivuston kautta vastaajan nimen ja/tai taustaorganisaation kanssa.

8. Tietojen suojaaminen ja säilytysaika

Henkilötietoja sisältävien järjestelmien käyttöön ovat oikeutettuja vain ne työntekijämme, joilla on työnsä puolesta oikeus käsitellä henkilötietoja. Järjestelmät on suojattu käyttäjätunnuksella ja salasanalla. Henkilötietoja säilytetään niin kauan kuin henkilötiedon käyttötarkoituksen vuoksi on tarpeellista. Rekisterinpitäjä oikaisee, poistaa tai täydentää rekisterissä olevan, käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellisen, tarpeettoman, puutteellisen tai vanhentuneen henkilötiedon oma-aloitteisesti tai rekisteröidyn pyynnöstä.

9. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa itseään koskevat henkilörekisteriin tallennetut tiedot ja vaatia virheellisen tiedon oikaisua tai poistamista, mikäli sille on lailliset perusteet. Rekisteröidyllä on myös oikeus peruuttaa suostumuksensa tai muuttaa sitä .

Kaikki tätä selostetta koskevat yhteydenotot ja pyynnöt tulee esittää kirjallisesti tai henkilökohtaisesti kohdassa kaksi (2) nimetylle yhteyshenkilölle.

10. Tietosuojaselosteen muutokset

Mikäli tätä selostetta muutetaan, muutokset laitetaan näkyville selosteeseen päivättyinä. Mikäli muutokset ovat merkittäviä, niistä informoidaan rekisterinpitäjän verkkosivuilla.

Avoimen tieteen tapahtumien tietosuojaseloste

1. Rekisterinpitäjä

Tieteellisten seurain valtuuskunta
Kirkkokatu 6, 00170 Helsinki
tsv(at)tsv.fi
puh. 09 228 691

2. Rekisteriasioiden yhteyshenkilöt

Asiantuntija Ilmari Jauhiainen
Kirkkokatu 6, 00170 Helsinki
avointiede(at)tsv.fi
puh. 09 228 69 235

Asiantuntija Hanna Lahdenperä
Kirkkokatu 6, 00170 Helsinki
avointiede(at)tsv.fi
puh. 09 228 69 271

3. Rekisterin nimi

Avoimen tieteen tapahtumarekisteri

4. Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste ja tarkoitus

Rekisterin henkilötietojen käsittelyn perusteena on suostumus. Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on tapahtumien järjestäminen ja kehittäminen.

5. Käsiteltävät tiedot

Rekisteri sisältää rekisteröidyistä seuraavia tietoja:

  • nimi 
  • Sähköpostiosoite
  • taustaorganisaatio
  • osallistujatietoja, kuten erikoisruokavaliot

6. Tietolähteet

Rekisterin tiedot saadaan rekisteröidyiltä itseltään tapahtumaan ilmoittautumisen yhteydessä. Pääasiallisena kanavana tietojen luovutukseen ja päivitykseen toimivat Gruppo OY:n järjestelmään tai Google Forms -palveluun rakennetut ilmoittautumislomakkeet. 

7. Tietojen luovuttaminen ja siirtäminen sekä siirtäminen EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle

Tiedot tallennetaan Google Workspace -palveluun, joka noudattaa EU:n tietosuoja-asetuksen määrittämiä ehtoja tietojensiirrolle. Tietoja voidaan luovuttaa tapahtuman järjestämiseen osallistuville kumppaneillemme sekä mahdollisten työpajojen järjestäjille. Voimme luovuttaa tiedon erityisruokavaliosta catering-palveluiden tuottajille. Huolehdimme, että kumppanimme ovat sitoutuneet noudattamaan tietosuojalainsäädäntöä.

8. Tietojen suojaaminen ja säilytysaika

Henkilötietoja sisältävien järjestelmien käyttöön ovat oikeutettuja vain ne työntekijämme, joilla on työnsä puolesta oikeus käsitellä henkilötietoja. Järjestelmät on suojattu käyttäjätunnuksella ja salasanalla. Henkilötietoja säilytetään korkeintaan kuukausi tapahtuman jälkeen. Rekisterinpitäjä oikaisee, poistaa tai täydentää rekisterissä olevan, käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellisen, tarpeettoman, puutteellisen tai vanhentuneen henkilötiedon oma-aloitteisesti tai rekisteröidyn pyynnöstä.

9. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa itseään koskevat henkilörekisteriin tallennetut tiedot ja vaatia virheellisen tiedon oikaisua tai poistamista, mikäli sille on lailliset perusteet. Rekisteröidyllä on myös oikeus peruuttaa suostumuksensa tai muuttaa sitä.

Kaikki tätä selostetta koskevat yhteydenotot ja pyynnöt tulee esittää kirjallisesti tai henkilökohtaisesti kohdassa kaksi (2) nimetylle yhteyshenkilölle.

10. Tietosuojaselosteen muutokset

Mikäli tätä selostetta muutetaan, muutokset laitetaan näkyville selosteeseen päivättyinä. Mikäli muutokset ovat merkittäviä, niistä informoidaan rekisterinpitäjän verkkosivuilla.

Avoimen tieteen ja tutkimuksen julistuksen allekirjoitusten tietosuojaseloste

1. Rekisterinpitäjä

Tieteellisten seurain valtuuskunta
Kirkkokatu 6, 00170 Helsinki
tsv(at)tsv.fi
puh. 09 228 691

2. Rekisteriasioiden yhteyshenkilöt

Asiantuntija Ilmari Jauhiainen
Kirkkokatu 6, 00170 Helsinki
avointiede(at)tsv.fi
puh. 09 228 69 235

Asiantuntija Hanna Lahdenperä
Kirkkokatu 6, 00170 Helsinki
avointiede(at)tsv.fi
puh. 09 228 69 271

3. Rekisterin nimi

Avoimen tieteen ja tutkimuksen julistuksen allekirjoitukset

 4. Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste ja tarkoitus

Rekisterin henkilötietojen käsittelyn perusteena on suostumus. Tämä tarkoittaa, että rekisteröity on itse päättänyt allekirjoittaa Avoimen tieteen ja tutkimuksen julistuksen.

Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on pitää yllä listaa Avoimen tieteen ja tutkimuksen julistuksen allekirjoittaneista tahoista.

5. Käsiteltävät tiedot

Rekisteri sisältää rekisteröidyistä seuraavia tietoja:

  • nimi 
  • taustaorganisaatio
  • sähköpostiosoite

6. Tietolähteet

Rekisterin tiedot saadaan rekisteröidyiltä itseltään julistuksen allekirjoittamisen yhteydessä. Kanavana tietojen luovutukseen avointiede.fi-sivustolla sijaitseva verkkolomake.

7. Tietojen luovuttaminen ja siirtäminen sekä siirtäminen EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle

Rekisterin tiedot ovat sähköpostiosoitetta lukuun ottamatta kaikille julkisia ja ne ovat nähtävillä avointiede.fi-sivustolla.

8. Tietojen säilytysaika

Henkilötietoja säilytetään niin kauan kuin henkilötiedon käyttötarkoituksen vuoksi on tarpeellista. Rekisterinpitäjä oikaisee, poistaa tai täydentää rekisterissä olevan, käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellisen, tarpeettoman, puutteellisen tai vanhentuneen henkilötiedon oma-aloitteisesti tai rekisteröidyn pyynnöstä.

9. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa itseään koskevat henkilörekisteriin tallennetut tiedot ja vaatia virheellisen tiedon oikaisua tai poistamista, mikäli sille on lailliset perusteet. Rekisteröidyllä on myös oikeus peruuttaa suostumuksensa tai muuttaa sitä.

Kaikki tätä selostetta koskevat yhteydenotot ja pyynnöt tulee esittää kirjallisesti tai henkilökohtaisesti kohdassa kaksi (2) nimetylle yhteyshenkilölle.

10. Tietosuojaselosteen muutokset

Mikäli tätä selostetta muutetaan, muutokset laitetaan näkyville selosteeseen päivättyinä. Mikäli muutokset ovat merkittäviä, niistä informoidaan rekisterinpitäjän verkkosivuilla.