Dataskyddsbeskrivning

Senast uppdaterad 31.10.2024

Innehåll

Sekretariatet för öppen vetenskap och forskning (AVOTT) vid Vetenskapliga samfundens delegation (VSD) respekterar din integritet och behandlar dina personuppgifter i enlighet med EU:s allmänna dataskyddsförordning (2016/679). Personuppgifter kan samlas in till exempel i samband med evenemang som anordnas av AVOTT-sekretariatet eller när du prenumererar på vårt nyhetsbrev.

På vår webbplats behandlas personuppgifter endast  med hjälp av en SSL-krypterad anslutning (https://). Uppgifterna skyddas med moderna organisatoriska och tekniska metoder, och de är endast tillgängliga för de personer som behöver dem för att utföra sina arbetsuppgifter.

Den registrerade har rätt att kontrollera de uppgifter som rör hen. En begäran om kontroll ska skickas skriftligen till den personuppgiftsansvariga. Den registeransvariga har rätt att kontrollera den registrerades identitet i samband med begäran.

Den registrerade kan när som helst begära radering av sina uppgifter. Dessa raderas uppgifterna utan onödigt dröjsmål om inte andra rättsliga skyldigheter förhindrar detta.
För mer detaljerade dataskyddsbeskrivningar, se länkarna ovan.

Besöksstatistik

Besöksstatistik samlas in gällande användningen av denna webbplats, och statistiken används för att utveckla webbplatsen. Insamlingen görs med tjänsten Matomo. Informationen gäller bland annat den sida från vilken användaren har kommit till webbplatsen, vilket klockslag, varifrån i världen samt vilken webbläsare och enhet som används. Exakt information om varifrån besöket kommer fås inte.

I besöksstatistiken tas de två sista stavelserna av besökarens IP-adress bort. Inga kakor sparas på användarens enhet, och de insamlade uppgifterna lämnas inte ut från Vetenskapliga samfundens delegation, Delegationen för informationsspridning eller Forskningsetiska delegationen. Uppgifterna är tillgängliga för de anställda vid ovan nämnda instanser vars arbetsuppgifter inbegriper webbkommunikation.

Besöksstatistiken upprätthålls på servrar i Finland och uppgifterna överförs därför inte utanför Europeiska unionen. Uppgifterna kombineras inte med andra datakällor och används inte för marknadsföring.
 

Dataskyddsbeskrivning för kontaktuppgsiftsregister för nyhetsbrevet Öppen vetenskap

1. Personuppgiftsansvarig

Vetenskapliga samfundens delegation
Kyrkogatan 6, 00170 Helsingfors
tsv(at)tsv.fi
tfn 09 228 691

2. Kontaktpersoner i registerärenden

Sakkunnig Ilmari Jauhiainen
Kyrkogatan 6, 00170 Helsingfors
ilmari.jauhiainen(at)tsv.fi
tfn 09 228 69 235

Sakkunnig Hanna Lahdenperä
Kyrkogatan 6, 00170 Helsingfors
ilmari.jauhiainen(at)tsv.fi
tfn 09 228 69 271

Planerare Jonni Karlsson 
Kyrkogatan 6, 00170 Helsingfors
jonni.karlsson(at)tsv.fi
tfn +358 44 741 2255

Gruppos administratör
IT-chef Jani Laatikainen
Kyrkogatan 6, 00170 Helsingfors
jani.laatikainen(at)tsv.fi
tfn 09 228 69 220

3. Personuppgiftsbiträde

Gruppo oy
FO-nummer: 2190176-4
Skepparegatan 37
00150 Helsingfors

4. Registrets namn

Kontaktuppgiftsregister för nyhetsbrevet Öppen vetenskap.

5. Syftet med behandlingen av personuppgifter och behandlingens rättsliga grund

Behandlingen av personuppgifter i registret grundar sig på samtycke eller den personuppgiftsansvariges berättigade intresse på grund av en kundrelation eller annat väsentligt samband. Detta innebär att den registrerade själv har prenumererat på nyhetsbrevet Öppen vetenskap. Syftet med behandlingen av personuppgifter är att informera om evenemang gällande öppen vetenskap i VSD:s regi, nationella policyer och rekommendationer gällande öppen vetenskap samt nyheter och evenemang gällande öppen vetenskap.

6. Uppgifter som behandlas

Registret innehåller följande uppgifter om de registrerade: namn, grad/ställning, e-postadress och bakgrundsorganisation.

7. Informationskällor

Uppgifterna i registret fås huvudsakligen från de registrerade själva i samband med prenumeration på nyhetsbrev eller när de går med i en expertgrupp. Personuppgifter kan också samlas in och uppdateras för de ändamål som beskrivs i denna dataskyddsbeskrivning från offentligt tillgängliga källor och myndigheter.

8. Överlåtelse och överföring av uppgifter utanför EU eller EES-området

Uppgifter lämnas inte ut till utomstående. Uppgifter lämnas inte ut utanför EU.

9. Skydd av uppgifterna och förvaringstid

Uppgifterna i registret lagras i Gruppo Oy:s system, som skyddas med användarnamn och lösenord. Endast de anställda vid Vetenskapliga samfundens delegation som behöver registeruppgifterna för sitt arbeta har användarrättigheter till registret. Personuppgifterna sparas så länge som det är nödvändigt för syftet med behandlingen av uppgifterna. Den registeransvariga ska på eget initiativ eller på begäran av den registrerade rätta, radera eller komplettera personuppgifter i registret som är felaktiga, onödiga, ofullständiga eller inaktuella med hänsyn till ändamålet med behandlingen.

10. Den registrerades rättigheter

Den registrerade har rätt att granska de uppgifter som finns sparade om hen i personregistret och kräva att felaktiga uppgifter korrigeras eller raderas, om det finns lagliga grunder för detta. Den registrerade har också rätt att dra tillbaka eller ändra sitt samtycke. 

Alla kontakter och förfrågningar som gäller denna dataskyddsbeskrivning ska framföras skriftligen eller personligen till de kontaktpersoner som anges i punkt två (2).

11. Ändringar i dataskyddsbeskrivningen

Om denna dataskyddsbeskrivning ändras, inkluderas ändringarna i beskrivningen och dateras. Om ändringarna är betydande rapporteras de på den personuppgiftsansvarigas webbplats.

Dataskyddsbeskrivning, register för samskapande inom Samordningen för öppen vetenskap och forskning

1. Personuppgiftsansvarig

Vetenskapliga samfundens delegation
Kyrkogatan 6, 00170 Helsingfors
tsv(at)tsv.fi
tfn 09 228 691

2. Kontaktpersoner i registerärenden

Sakkunnig Ilmari Jauhiainen
Kyrkogatan 6, 00170 Helsingfors
avointiede(at)avointiede.fi
tfn 09 228 69 235

Planerare Jonni Karlsson 
Kyrkogatan 6, 00170 Helsingfors
jonni.karlsson(at)tsv.fi
tfn +358 44 741 2255

3. Registrets namn

Kontaktuppgiftsregister för expertgrupperna i öppen vetenskap.

4. Syftet med behandlingen av personuppgifter och behandlingens rättsliga grund

Behandlingen av personuppgifter i registret grundar sig på berättigat intresse eller samtycke. Berättigat intresse innebär att den registrerade har utsetts till Styrgrupp för öppen vetenskap eller forskning eller en av Samordningens arbetsgrupper. Med samtycke avses att den registrerade har deltagit i samskapande inom Samordningen för öppen vetenskap och forskning genom att gå med i samordningens expertgrupper, delta i möten i styrgruppen, expertgrupper eller arbetsgrupper som inrättats av dem eller genom att delta i samskapande av dokument som tagits fram av Samordningen. 

Syftet med behandlingen av personuppgifter är att upprätthålla en lista på kontaktuppgifter till deltagarna i den nationella samordningen av öppen vetenskap och forskning samt att möjliggöra transparens i samordningens verksamhet. Uppgifterna används också för att informera om evenemang gällande öppen vetenskap i VSD:s regi, om nationella policyer och rekommendationer gällande öppen vetenskap samt för kommunikation i styr-, expert- och arbetsgrupper.

5. Uppgifter som behandlas

Registret innehåller följande uppgifter om de registrerade: 

  • namn 
  • e-postadress
  • bakgrundsorganisation
  • eventuellt medlemskap i styrgruppen för Samordningen av öppen vetenskap och forskning
  • de expert- och arbetsgrupper inom Samordningen av öppen vetenskap och forskning som personen ingår i
  • möten inom inom Samordningen av öppen vetenskap och forskning som personen har deltagit i.
  • eventuella uppgifter som personen själv uppgivit om sin medverkan i samskapande inom Samordningen av öppen vetenskap och forskning.

6. Informationskällor

Uppgifterna i registret fås från bakgrundsorganisationerna i samband med utnämning till en grupp eller från de registrerade själva i samband med att de anmäler sig till en expertgrupp eller deltar i Samordningens verksamhet. De viktigaste kanalerna för överföring och uppdatering av kontaktuppgifter är en registreringsblankett och e-post som skapats i Gruppo OY:s system. Dessutom kan information om de registrerades e-postadress och bakgrund också uppdateras från allmänt tillgängliga källor för de ändamål som beskrivs i denna dataskyddsbeskrivning.

7. Överlåtelse och överföring av uppgifter utanför EU eller EES-området

I den öppna vetenskapens anda är uppgifterna i registret i princip offentliga för alla. Undantag görs för e-postadresser till personer vars anknytning till en grupp inom samordningen inte grundar sig på samtycke utan på utnämning via en bakgrundsorganisation – dessa e-postadresser lämnas endast ut till medlemmarna i den aktuella gruppen. Uppgifterna lagras i Google Workspace, som uppfyller de villkor för överföring av uppgifter som anges i EU:s dataskyddsförordning.

8. Förvaringstid

Informationen om den registrerades medverkan i verksamheten inom Samordningen av öppen vetenskap och forskning, till exempel möten i styrgruppen, expertgrupper och arbetsgrupper, är i princip öppet tillgänglig. Personuppgifter som är nödvändiga för kommunikation sparas så länge som det är nödvändigt för det ändamål för vilket personuppgifterna används. Den personuppgiftsansvariga ska på eget initiativ eller på begäran av den registrerade rätta, radera eller komplettera personuppgifter i registret som är felaktiga, onödiga, ofullständiga eller föråldrade med hänsyn till ändamålet med behandlingen.

9. Den registrerades rättigheter

Den registrerade har rätt att granska de uppgifter som finns sparade om hen i personregistret och kräva att felaktiga uppgifter korrigeras eller raderas, om det finns lagliga grunder för detta. Den registrerade har också rätt att dra tillbaka eller ändra sitt samtycke. 

Alla kontakter och förfrågningar som gäller denna dataskyddsbeskrivning ska framföras skriftligen eller personligen till de kontaktpersoner som anges i punkt två (2).

10. Ändringar i dataskyddsbeskrivningen

Om denna dataskyddsbeskrivning ändras, inkluderas ändringarna i beskrivningen och dateras. Om ändringarna är betydande rapporteras de på den personuppgiftsansvarigas webbplats.

Dataskyddsbeskrivning för enkäter och kommentarer inom öppen vetenskap

1. Personuppgiftsansvarig

Vetenskapliga samfundens delegation
Kyrkogatan 6, 00170 Helsingfors
tsv(at)tsv.fi
tfn 09 228 691

2. Kontaktpersoner i registerärenden

Sakkunnig Ilmari Jauhiainen
Kyrkogatan 6, 00170 Helsingfors
avointiede(at)avointiede.fi
tfn 09 228 69 235

Planerare Jonni Karlsson 
Kyrkogatan 6, 00170 Helsingfors
jonni.karlsson(at)tsv.fi
tfn +358 44 741 2255

3. Registrets namn

Enkät- och kommenteringsregister för öppen vetenskap och forskning.

4. Syftet med behandlingen av personuppgifter och behandlingens rättsliga grund

Grunden för behandlingen av personuppgifterna i registret är samtycke. Syftet med behandlingen av personuppgifterna är administration av enkäter och kommentarrundor.

5. Uppgifter som behandlas

Registret innehåller följande uppgifter om de registrerade: 

  • namn
  • e-postadress
  • bakgrundsorganisation

6. Informationskällor

Uppgifterna i registret fås från de registrerade själva i samband med att besvarar en enkät eller kommenterar ett dokument. Den huvudsakliga kanalen för att lämna och uppdatera uppgifter är en anmälningsblankett skapad i Gruppo Oy:s system eller Google Forms.

7. Överlåtelse och överföring av uppgifter utanför EU eller EES-området

Uppgifterna lagras i Google Workspace, som uppfyller de villkor för överföring av uppgifter som anges i EU:s dataskyddsförordning. Eventuella personuppgifter tas bort från svaren i frågeformulären. Svaren publiceras antingen öppet genom webbplatsen avointiede.fi eller erbjuds till Finlands samhällvetenskapliga dataarkiv, som kan göra materialet tillgängligt för alla. Kommentarer på dokument, inklusive uppgiftslämnarens namn och/eller bakgrundsorganisation, publiceras öppet på webbplatsen avointiede.fi med uppgiftslämnarens namn och/eller bakgrundsorganisation.

8. Dataskydd och förvaringstid

Endast de anställda som har rätt att i sitt arbete behandla personuppgifter har tillgång till de system som innehåller personuppgifter. Systemen skyddas av användarnamn och lösenord. Personuppgifter lagras så länge som det är nödvändigt för det ändamål för vilket de samlats in. Den personuppgiftsansvariga ska på eget initiativ eller på begäran av den registrerade rätta, radera eller komplettera personuppgifter i registret som är felaktiga, onödiga, ofullständiga eller föråldrade med hänsyn till ändamålet med behandlingen.

9. Den registrerades rättigheter

Den registrerade har rätt att granska de uppgifter som finns sparade om hen i personregistret och kräva att felaktiga uppgifter korrigeras eller raderas, om det finns lagliga grunder för detta. Den registrerade har också rätt att dra tillbaka eller ändra sitt samtycke. 

Alla kontakter och förfrågningar som gäller denna dataskyddsbeskrivning ska framföras skriftligen eller personligen till de kontaktpersoner som anges i punkt två (2).

10. Ändringar i dataskyddsbeskrivningen

Om denna dataskyddsbeskrivning ändras, inkluderas ändringarna i beskrivningen och dateras. Om ändringarna är betydande rapporteras de på den personuppgiftsansvarigas webbplats.

Dataskyddsbeskrivning för evenemang inom öppen vetenskap

1. Personuppgiftsansvarig

Vetenskapliga samfundens delegation
Kyrkogatan 6, 00170 Helsingfors
tsv(at)tsv.fi
tfn 09 228 691

2. Kontaktpersoner i registerärenden

Sakkunnig Ilmari Jauhiainen
Kyrkogatan 6, 00170 Helsingfors
avointiede(at)avointiede.fi
tfn 09 228 69 235

Planerare Jonni Karlsson 
Kyrkogatan 6, 00170 Helsingfors
jonni.karlsson(at)tsv.fi
tfn +358 44 741 2255

3. Registrets namn

Evenemangsregister för öppen vetenskap.

4. Syftet med behandlingen av personuppgifter och behandlingens rättsliga grund

Grunden för behandlingen av personuppgifterna i registret är samtycke. Syftet med behandlingen av personuppgifterna är arrangerande och utveckling av evenemang.

5. Uppgifter som behandlas

Registret innehåller följande uppgifter om de registrerade: 

  • namn
  • e-postadress
  • bakgrundsorganisation
  • information gällande deltagande, t.ex. specialkost

6. Informationskällor

Uppgifterna i registret fås från de registrerade själva i samband med att de anmäler sig till ett evenemang. Den huvudsakliga kanalen för att lämna och uppdatera uppgifter är en anmälningsblankett skapad i Gruppo Oy:s system eller Google Forms.

7. Överlåtelse och överföring av uppgifter utanför EU eller EES-området

Uppgifterna lagras i Google Workspace, som uppfyller de villkor för överföring av uppgifter som anges i EU:s dataskyddsförordning. Information kan överlåtas till samarbetspartners som deltar i arrangerandet av ett evenemang samt till arrangörer av eventuella workshoppar. Vi kan överlåta information om specialkost till cateringföretag. Vi ser till att våra partners har förbundit sig att följa dataskyddslagstiftningen.

8. Dataskydd och förvaringstid

Endast de anställda som har rätt att i sitt arbete behandla personuppgifter har tillgång till de system som innehåller personuppgifter. Systemen skyddas av användarnamn och lösenord. Personuppgifterna förvaras högst en månad efter ett evenemang. Den personuppgiftsansvariga ska på eget initiativ eller på begäran av den registrerade rätta, radera eller komplettera personuppgifter i registret som är felaktiga, onödiga, ofullständiga eller föråldrade med hänsyn till ändamålet med behandlingen.

9. Den registrerades rättigheter

Den registrerade har rätt att granska de uppgifter som finns sparade om hen i personregistret och kräva att felaktiga uppgifter korrigeras eller raderas, om det finns lagliga grunder för detta. Den registrerade har också rätt att dra tillbaka eller ändra sitt samtycke.

Alla kontakter och förfrågningar som gäller denna dataskyddsbeskrivning ska framföras skriftligen eller personligen till de kontaktpersoner som anges i punkt två (2).

10. Ändringar i dataskyddsbeskrivningen

Om denna dataskyddsbeskrivning ändras, inkluderas ändringarna i beskrivningen och dateras. Om ändringarna är betydande rapporteras de på den personuppgiftsansvarigas webbplats.

Uppdaterad 4.8.2021 med allmän information om dataskydd och besöksstatistik. Registret för samskapande inom Samordningen av öppen vetenskap och forskning hette tidigare Kontaktuppgsiftsregister för expertgrupperna i öppen vetenskap och gäller numera verksamheten i styrgryppen samt expert- och arbetsgrupper.