Dataskyddsbeskrivning

Senast uppdaterad 22.11.2022

Innehåll

Dataskyddsbeskrivning för kontaktuppgsiftsregister för nyhetsbrevet Öppen vetenskap

1. Personuppgiftsansvarig

Vetenskapliga samfundens delegation
Kyrkogatan 6, 00170 Helsingfors
tsv(at)tsv.fi
tfn 09 228 691

2. Kontaktpersoner i registerärenden

Sakkunnig Ilmari Jauhiainen
Kyrkogatan 6, 00170 Helsingfors
ilmari.jauhiainen(at)tsv.fi
tfn 09 228 69 235

Sakkunnig Hanna Lahdenperä
Kyrkogatan 6, 00170 Helsingfors
ilmari.jauhiainen(at)tsv.fi
tfn 09 228 69 271

Gruppos administratör
IT-chef Jani Laatikainen
Kyrkogatan 6, 00170 Helsingfors
jani.laatikainen(at)tsv.fi
tfn 09 228 69 220

3. Personuppgiftsbiträde

Gruppo oy
FO-nummer: 2190176-4
Skepparegatan 37
00150 Helsingfors

4. Registrets namn

Kontaktuppgiftsregister för nyhetsbrevet Öppen vetenskap.

5. Syftet med behandlingen av personuppgifter och behandlingens rättsliga grund

Grunden för behandlingen av personuppgifterna i registret är samtycke eller den personuppgiftsansvarigas berättigade intresse i en kundrelation eller något annat sakligt samband. Detta innebär att den registrerade själv har prenumererat på nyhetsbrevet Öppen vetenskap. Syftet med behandlingen av personuppgifter är att informera om evenemang gällande öppen vetenskap i VSD:s regi, nationella policyer och rekommendationer gällande öppen vetenskap samt nyheter och evenemang gällande öppen vetenskap.

6. Uppgifter som behandlas

Registret innehåller följande uppgifter om de registrerade: namn, grad/ställning, e-postadress och bakgrundsorganisation

7. Informationskällor

Uppgifterna i registret fås huvudsakligen från de registrerade själva i samband med prenumeration på nyhetsbrev eller när de går med i en expertgrupp. Personuppgifter kan också samlas in och uppdateras för de användningsändamål som beskrivs i denna dataskyddsbeskrivning från offentligt tillgängliga källor och myndigheter.

8. Överlåtelse och överföring av uppgifter utanför EU eller EES-området

Uppgifter lämnas inte ut till utomstående. Uppgifter lämnas inte ut utanför EU.

9. Skydd av uppgifterna och förvaringstid

Uppgifterna i registret lagras i Gruppo Oy:s system, som skyddas med användarnamn och lösenord. De personer i Vetenskapliga samfundens delegations tjänst som behöver uppgifterna i registret för sina arbetsuppgifter har användarrättigheter till registret. Personuppgifterna sparas så länge som det är nödvändigt för syftet med behandlingen av uppgifterna. Den personuppgiftsansvariga korrigerar, raderar eller kompletterar personuppgifter som med tanke på syftet med behandlingen är felaktiga, överflödiga, bristfälliga eller föråldrade på eget initiativ eller på den registrerades begäran. 

10. Den registrerades rättigheter

Den registrerade har rätt att granska de uppgifter som finns sparade om hen i personregistret och kräva att felaktiga uppgifter korrigeras eller raderas, om det finns lagliga grunder för detta. Den registrerade har också rätt att dra tillbaka eller ändra sitt samtycke. Alla kontakter och förfrågningar som gäller denna dataskyddsbeskrivning ska framföras skriftligen eller personligen till de kontaktpersoner som anges i punkt två (2).

11. Ändringar i dataskyddsbeskrivningen

Om denna dataskyddsbeskrivning ändras, inkluderas ändringarna i beskrivningen och dateras. Om ändringarna är betydande rapporteras de på den personuppgiftsansvarigas webbplats.

Dataskyddsbeskrivning för kontaktuppgsiftsregister för expertgrupperna i öppen vetenskap

1. Personuppgiftsansvarig

Vetenskapliga samfundens delegation
Kyrkogatan 6, 00170 Helsingfors
tsv(at)tsv.fi
tfn 09 228 691

2. Kontaktpersoner i registerärenden

Sakkunnig Ilmari Jauhiainen
Kyrkogatan 6, 00170 Helsingfors
avointiede(at)avointiede.fi
tfn 09 228 69 235

Sakkunnig Hanna Lahdenperä
Kyrkogatan 6, 00170 Helsingfors
avointiede(at)avointiede.fi
tfn 09 228 69 271

3. Registrets namn

Kontaktuppgiftsregister för expertgrupperna i öppen vetenskap.

4. Syftet med behandlingen av personuppgifter och behandlingens rättsliga grund

Grunden för behandlingen av personuppgifterna i registret är samtycke. Detta innebär att den registrerade själv har gått med i en expertgrupp i öppen vetenskap. 

Syftet med behandlingen av personuppgifter är nationell koordinering av öppen vetenskap genom att administrera en lista med kontaktuppgifter. Uppgifterna används också för att informera om evenemang gällande öppen vetenskap i VSD:s regi, om nationella policyer och rekommendationer gällande öppen vetenskap samt för kommunikation inom expertgrupperna.

5. Uppgifter som behandlas

Registret innehåller följande uppgifter om de registrerade: 

  • namn
  • e-postadress
  • bakgrundsorganisation
  • de expert- och arbetsgrupper i öppen vetenskap personen gått med i.

6. Informationskällor

Uppgifterna i registret fås från de registrerade själva i samband med att de går med i en expertgrupp. Den huvudsakliga kanalen för att lämna och uppdatera uppgifter är en anmälningsblankett byggd i Gruppo Oy:s system. Personuppgifter kan också samlas in och uppdateras för de användningsändamål som beskrivs i denna dataskyddsbeskrivning från offentligt tillgängliga källor.

7. Överlåtelse och överföring av uppgifter utanför EU eller EES-området

Uppgifterna i registret är tillgängliga för alla. De är sparade i Google Sheets, vars tjänsteleverantörer kan befinna sig utanför EU och Europeiska ekonomiska samarbetsområdet. 

8. Förvaringstid

Personuppgifterna sparas så länge som det är nödvändigt för syftet med behandlingen av uppgifterna.  Den personuppgiftsansvariga korrigerar, raderar eller kompletterar personuppgifter som med tanke på syftet med behandlingen är felaktiga, överflödiga, bristfälliga eller föråldrade på eget initiativ eller på den registrerades begäran. 

9. Den registrerades rättigheter

Den registrerade har rätt att granska de uppgifter som finns sparade om hen i personregistret och kräva att felaktiga uppgifter korrigeras eller raderas, om det finns lagliga grunder för detta. Den registrerade har också rätt att dra tillbaka eller ändra sitt samtycke. 

Alla kontakter och förfrågningar som gäller denna dataskyddsbeskrivning ska framföras skriftligen eller personligen till de kontaktpersoner som anges i punkt två (2).

10. Ändringar i dataskyddsbeskrivningen

Om denna dataskyddsbeskrivning ändras, inkluderas ändringarna i beskrivningen och dateras. Om ändringarna är betydande rapporteras de på den personuppgiftsansvarigas webbplats.

Dataskyddsbeskrivning för enkäter och kommentarer inom öppen vetenskap

1. Personuppgiftsansvarig

Vetenskapliga samfundens delegation
Kyrkogatan 6, 00170 Helsingfors
tsv(at)tsv.fi
tfn 09 228 691

2. Kontaktpersoner i registerärenden

Sakkunnig Ilmari Jauhiainen
Kyrkogatan 6, 00170 Helsingfors
avointiede(at)avointiede.fi
tfn 09 228 69 235

Sakkunnig Hanna Lahdenperä
Kyrkogatan 6, 00170 Helsingfors
avointiede(at)avointiede.fi
tfn 09 228 69 271

3. Registrets namn

Enkätregister för öppen vetenskap.

4. Syftet med behandlingen av personuppgifter och behandlingens rättsliga grund

Grunden för behandlingen av personuppgifterna i registret är samtycke. Syftet med behandlingen av personuppgifterna är administration av enkäter och kommentarrundor.

5. Uppgifter som behandlas

Registret innehåller följande uppgifter om de registrerade: 

  • namn
  • e-postadress
  • bakgrundsorganisation

6. Informationskällor

Uppgifterna i registret fås från de registrerade själva i samband med att besvarar en enkät eller kommenterar ett dokument. Den huvudsakliga kanalen för att lämna och uppdatera uppgifter är en anmälningsblankett byggd i Gruppo Oy:s system eller Google Forms.

7. Överlåtelse och överföring av uppgifter utanför EU eller EES-området

Uppgifterna är sparade i Google Sheets, vars tjänstelverantörer kan befinna sig utanför EU och Europeiska ekonomiska samarbetsområdet. Eventuella personuppgifter kommer att tas bort från svaren i frågeformulären. Svaren publiceras antingen öppet genom webbplatsen avointiede.fi eller också erbjuds de till Finlands samhällvetenskapliga dataarkiv, som kan göra materialet tillgängligt för alla. Kommentarer på dokument, inklusive uppgiftslämnarens namn och/eller bakgrundsorganisation, publiceras öppet på webbplatsen avointiede.fi med uppgiftslämnarens namn och/eller bakgrundsorganisation.

8. Dataskydd och förvaringstid

Endast de anställda som har rätt att i sitt arbete behandla personuppgifter har tillgång till de system som innehåller personuppgifter. Systemen skyddas av användarnamn och lösenord. Personuppgifterna förvaras så länge som det är nödvändigt för ändamålet med personuppgifterna. Den registeransvariga korrigerar, raderar eller kompletterar personuppgifter i registret som är felaktiga, onödiga, ofullständiga eller inaktuella med hänsyn till syftet med behandlingen, på eget initiativ eller på begäran av den registrerade.

9. Den registrerades rättigheter

Den registrerade har rätt att granska de uppgifter som finns sparade om hen i personregistret och kräva att felaktiga uppgifter korrigeras eller raderas, om det finns lagliga grunder för detta. Den registrerade har också rätt att dra tillbaka eller ändra sitt samtycke. 

Alla kontakter och förfrågningar som gäller denna dataskyddsbeskrivning ska framföras skriftligen eller personligen till de kontaktpersoner som anges i punkt två (2).

10. Ändringar i dataskyddsbeskrivningen

Om denna dataskyddsbeskrivning ändras, inkluderas ändringarna i beskrivningen och dateras. Om ändringarna är betydande rapporteras de på den personuppgiftsansvarigas webbplats.

Dataskyddsbeskrivning för evenemang inom öppen vetenskap

1. Personuppgiftsansvarig

Vetenskapliga samfundens delegation
Kyrkogatan 6, 00170 Helsingfors
tsv(at)tsv.fi
tfn 09 228 691

2. Kontaktpersoner i registerärenden

Sakkunnig Ilmari Jauhiainen
Kyrkogatan 6, 00170 Helsingfors
avointiede(at)avointiede.fi
tfn 09 228 69 235

Sakkunnig Hanna Lahdenperä
Kyrkogatan 6, 00170 Helsingfors
avointiede(at)avointiede.fi
tfn 09 228 69 271

3. Registrets namn

Evenemangsregister för öppen vetenskap.

4. Syftet med behandlingen av personuppgifter och behandlingens rättsliga grund

Grunden för behandlingen av personuppgifterna i registret är samtycke. Syftet med behandlingen av personuppgifterna är arrangerande och utveckling av evenemang.

5. Uppgifter som behandlas

Registret innehåller följande uppgifter om de registrerade: 

  • namn
  • e-postadress
  • bakgrundsorganisation
  • information gällande deltagande, t.ex. specialkost

6. Informationskällor

Uppgifterna i registret fås från de registrerade själva i samband med att de anmäler sig till ett evenemang. Den huvudsakliga kanalen för att lämna och uppdatera uppgifter är en anmälningsblankett byggd i Gruppo Oy:s system eller Google Forms.

7. Överlåtelse och överföring av uppgifter utanför EU eller EES-området

Uppgifterna är sparade i Google Sheets, vars tjänstelverantörer kan befinna sig utanför EU och Europeiska ekonomiska samarbetsområdet. Information kan överlåtas till samarbetspartners som deltar i anordnandet av ett evenemang samt till arrangörer av eventuella workshoppar. Vi kan överlåta information om specialkost till cateringföretag. Vi ser till att våra partners har förbundit sig att följa dataskyddslagstiftningen.

8. Dataskydd och förvaringstid

Endast de anställda som har rätt att i sitt arbete behandla personuppgifter har tillgång till de system som innehåller personuppgifter. Systemen skyddas av användarnamn och lösenord. Personuppgifterna förvaras högst en månad efter ett evenemang. Den registeransvariga korrigerar, raderar eller kompletterar personuppgifter i registret som är felaktiga, onödiga, ofullständiga eller inaktuella med hänsyn till syftet med behandlingen, på eget initiativ eller på begäran av den registrerade.

9. Den registrerades rättigheter

Den registrerade har rätt att granska de uppgifter som finns sparade om hen i personregistret och kräva att felaktiga uppgifter korrigeras eller raderas, om det finns lagliga grunder för detta. Den registrerade har också rätt att dra tillbaka eller ändra sitt samtycke. 

Alla kontakter och förfrågningar som gäller denna dataskyddsbeskrivning ska framföras skriftligen eller personligen till de kontaktpersoner som anges i punkt två (2).

10. Ändringar i dataskyddsbeskrivningen

Om denna dataskyddsbeskrivning ändras, inkluderas ändringarna i beskrivningen och dateras. Om ändringarna är betydande rapporteras de på den personuppgiftsansvarigas webbplats.

Uppdaterad 3.9.2021 med dataskyddsbeskrivningar för enkäter, kommentarrundor och evenemang.