Dataskyddsbeskrivning

Dataskyddsbeskrivning för kontaktuppgsiftsregister för nyhetsbrevet Öppen vetenskap

1. Personuppgiftsansvarig

Vetenskapliga samfundens delegation
Snellmansgatan 13, 00170 Helsingfors
tsv(at)tsv.fi
tfn 09 228 691

2. Kontaktpersoner i registerärenden

Sakkunnig Ilmari Jauhiainen
Snellmansgatan 13, 00170 Helsingfors
ilmari.jauhiainen(at)tsv.fi
tfn 09 228 69 235

Gruppos administratör
IT-chef Jani Laatikainen
Snellmansgatan 13, 00170 Helsingfors
jani.laatikainen(at)tsv.fi
tfn 09 228 69 220

3. Personuppgiftsbiträde

Gruppo oy
FO-nummer: 2190176-4
Skepparegatan 37
00150 Helsingfors

4. Registrets namn

Kontaktuppgiftsregister för nyhetsbrevet Öppen vetenskap.

5. Syftet med behandlingen av personuppgifter och behandlingens rättsliga grund

Grunden för behandlingen av personuppgifterna i registret är samtycke eller den personuppgiftsansvarigas berättigade intresse i en kundrelation eller något annat sakligt samband. Detta innebär att den registrerade själv har prenumererat på nyhetsbrevet Öppen vetenskap. Syftet med behandlingen av personuppgifter är att informera om evenemang gällande öppen vetenskap i VSD:s regi, nationella policyer och rekommendationer gällande öppen vetenskap samt nyheter och evenemang gällande öppen vetenskap.

6. Uppgifter som behandlas

Registret innehåller följande uppgifter om de registrerade: namn, grad/ställning, e-postadress och bakgrundsorganisation

7. Informationskällor

Uppgifterna i registret fås huvudsakligen från de registrerade själva i samband med prenumeration på nyhetsbrev eller när de går med i en expertgrupp. Personuppgifter kan också samlas in och uppdateras för de användningsändamål som beskrivs i denna dataskyddsbeskrivning från offentligt tillgängliga källor och myndigheter.

8. Överlåtelse och överföring av uppgifter utanför EU eller EES-området

Uppgifter lämnas inte ut till utomstående. Uppgifter lämnas inte ut utanför EU.

9. Skydd av uppgifterna och förvaringstid

Uppgifterna i registret lagras i Gruppo Oy:s system, som skyddas med användarnamn och lösenord. De personer i Vetenskapliga samfundens delegations tjänst som behöver uppgifterna i registret för sina arbetsuppgifter har användarrättigheter till registret. Personuppgifterna sparas så länge som det är nödvändigt för syftet med behandlingen av uppgifterna. Den personuppgiftsansvariga korrigerar, raderar eller kompletterar personuppgifter som med tanke på syftet med behandlingen är felaktiga, överflödiga, bristfälliga eller föråldrade på eget initiativ eller på den registrerades begäran. 

10. Den registrerades rättigheter

Den registrerade har rätt att granska de uppgifter som finns sparade om hen i personregistret och kräva att felaktiga uppgifter korrigeras eller raderas, om det finns lagliga grunder för detta. Den registrerade har också rätt att dra tillbaka eller ändra sitt samtycke. Alla kontakter och förfrågningar som gäller denna dataskyddsbeskrivning ska framföras skriftligen eller personligen till de kontaktpersoner som anges i punkt två (2).

11. Ändringar i dataskyddsbeskrivningen

Om denna dataskyddsbeskrivning ändras, inkluderas ändringarna i beskrivningen och daters. Om ändringarna är betydande rapporteras de på den personuppgiftsansvarigas webbplats.

Dataskyddsbeskrivning för kontaktuppgsiftsregister för expertgrupperna i öppen vetenskap

1. Personuppgiftsansvarig

Vetenskapliga samfundens delegation
Snellmansgatan 13, 00170 Helsingfors
tsv(at)tsv.fi
tfn 09 228 691

2. Kontaktpersoner i registerärenden

Sakkunnig Ilmari Jauhiainen
Snellmansgatan 13, 00170 Helsingfors
avointiede(at)avointiede.fi
tfn 09 228 69 235

Planerare Hanna Lahdenperä
Snellmansgatan 13, 00170 Helsingfors
avointiede(at)avointiede.fi
tfn 09 228 69 271

3. Registrets namn

Kontaktuppgiftsregister för expertgrupperna i öppen vetenskap.

4. Syftet med behandlingen av personuppgifter och behandlingens rättsliga grund

Grunden för behandlingen av personuppgifterna i registret är samtycke. Detta innebär att den registrerade själv har gått med i en expertgrupp i öppen vetenskap. 

Syftet med behandlingen av personuppgifter är nationell koordinering av öppen vetenskap genom att administrera en lista med kontaktuppgifter. Uppgifterna används också för att informera om evenemang gällande öppen vetenskap i VSD:s regi, om nationella policyer och rekommendationer gällande öppen vetenskap samt för kommunikation inom expertgrupperna.

5. Uppgifter som behandlas

Registret innehåller följande uppgifter om de registrerade: 

  • namn
  • e-postadress
  • bakgrundsorganisation
  • de expert- och arbetsgrupper i öppen vetenskap personen gått med i.

6. Informationskällor

Uppgifterna i registret fås från de registrerade själva i samband med att de går med i en expertgrupp. Den huvudsakliga kanalen för att lämna och uppdatera uppgifter är en anmälningsblankett byggd i Gruppo Oy:s system. Personuppgifter kan också samlas in och uppdateras för de användningsändamål som beskrivs i denna dataskyddsbeskrivning från offentligt tillgängliga källor.

7. Överlåtelse och överföring av uppgifter utanför EU eller EES-området

Uppgifterna i registret är tillgängliga för alla. De är sparade i Google Sheets, vars tjänstelverantörer kan befinna sig utan för EU och Europeiska ekonomiska samarbetsområdet. 

8. Förvaringstid

Personuppgifterna sparas så länge som det är nödvändigt för syftet med behandlingen av uppgifterna.  Den personuppgiftsansvariga korrigerar, raderar eller kompletterar personuppgifter som med tanke på syftet med behandlingen är felaktiga, överflödiga, bristfälliga eller föråldrade på eget initiativ eller på den registrerades begäran. 

9. Den registrerades rättigheter

Den registrerade har rätt att granska de uppgifter som finns sparade om hen i personregistret och kräva att felaktiga uppgifter korrigeras eller raderas, om det finns lagliga grunder för detta. Den registrerade har också rätt att dra tillbaka eller ändra sitt samtycke. 

Alla kontakter och förfrågningar som gäller denna dataskyddsbeskrivning ska framföras skriftligen eller personligen till de kontaktpersoner som anges i punkt två (2).

10. Ändringar i dataskyddsbeskrivningen

Om denna dataskyddsbeskrivning ändras, inkluderas ändringarna i beskrivningen och daters. Om ändringarna är betydande rapporteras de på den personuppgiftsansvarigas webbplats.

Uppdaterad 18.5.2021: Svensk översättning av dataskyddsbeskrivningen.