Sopimusrepusta eväitä opinnäytetyöprosessiin

17.2.2022

Piirroskuva, jossa lautaset ja muistiinpanovälineet pöydällä.

Avoin TKIO -keittokirja -sarjassa esitellään opinnäytetöiden tekoa helpottamaan laadittu sopimusreppu.

Avoin TKIO -keittokirja: Reseptejä avoimempaan tutkimukseen ja oppimiseen -julkaisuun on koottu yhteensä 26 hyväksi havaittua toimintamallia, jotka on ryhmitelty hankkeen osa-alueiden mukaisesti. Esittelemme Avoimen tieteen ajankohtaista-osiossa TKIO-keittokirjasta neljä reseptiä helmi- ja maaliskuun aikana.

Sarjan toisessa reseptissä esitellään sopimusreppu, johon on pakattu opinnäytetöiden tekoa helpottamaan laadittu malliasiakirjakokonaisuus. Sopimusreppua voi käyttää joko sellaisenaan tai sovellettuna. Reseptissä esitellään myös tapoja, joilla eri ammattikorkeakoulut ovat sopimusreppua hyödyntäneet.

Ammattikorkeakouluissa valmistuu vuosittain tuhansia opinnäytetöitä. Usein kaikki sujuu vaivattomasti, mutta toimintaympäristön monipuolistuessa yhä useammin eteen tulee tilanne, jossa ohjaajien ja opiskelijoiden omat eväät eivät riitä kaikkeen. Esimerkiksi tietosuoja lainsäädännön, salassapitosopimusten ja datan jatkokäytön äärellä on tarvittaessa hyvä etsiä apua sopimusrepun uumenista.

MIKÄ? Sopimusreppu – malliasiakirjakokonaisuus, joka helpottaa opinnäytetyöprosessin hallintaa
KENELLE? Opinnäytetyön ohjaajille ja opinnäytetöiden tekijöille
MITEN KÄYTTÖÖN? Sellaisenaan tai sovellettuna ammattikorkeakoulun prosesseihin. Löytyy Zenodo-arkistosta

Sopimusrepun tarkoitus ja tavoite

Sopimusrepun tavoite on tarjota kokonaisvaltainen työkalu helpottamaan opinnäytetöiden läpivientiä suunnitelmallisesti ja vastuullisesti. Reppu sisältää seuraavan malliasiakirjakokonaisuuden, joka on vapaasti ammattikorkeakoulujen hyödynnettävissä:

Opinnäytetyön valmistelulomake
Opinnäytetyösopimus
Opinnäytetyösopimuksen yleiset ehdot
Ohje opinnäytetyösopimuksen hyödyntämiseen
Aineistonluovutussopimus.

Sopimusrepun luonne

Sopimusrepun sisältämissä asiakirjoissa on huomioitu avoimen TKI-toiminnan ja tutkimus etiikan periaatteet sekä tietosuojalainsäädännön näkökulma. Kattavat asiakirjat on pyritty pitämään silti mahdollisimman tiiviinä ja käyttäjäystävällisinä.

Reppua hyödynnettäessä on otettava huomioon, että sisältö on suunniteltu käytettäväksi yhtenäisenä kokonaisuutena. Jos sisältöä esimerkiksi rajataan tai muunnellaan, tulee tämä tehdä lakiasiantuntijaa konsultoiden.

Sopimusrepun käyttöönotto

Vaikka sopimusrepun sisältämä ohjeistus ohjaa lukijaansa eri käyttötilanteissa, sen käyttöönotto edellyttää ammattikorkeakoululta resurssipanostuksia. Yleisen perehtymisen ohella vaaditaan opinnäytetöiden ohjaajien koulutusta ja opinnäytetyöprosessien kehittämistä.

Repun sisältämä sopimuspaketti ei sovellu suoraan käytettäväksi opinnäytetöissä, jotka toteutetaan ulkoisen rahoituksen hankkeissa, koska niihin pääsääntöisesti liittyy tapauskohtaisia sopimusehtoja. Toisaalta opinnäytetyöprosesseissa, joissa ei ole lainkaan ulkopuolista osapuolta, voidaan silti hyödyntää opinnäytetyön valmistelulomaketta itsenäisenä työkaluna.

Sopimusreppua on sovellettu käytäntöön monin tavoin, esimerkiksi

mahdollisimman vähillä muutoksilla (case Laurea)
soveltuvin osin omia materiaaleja täydentävänä (case SAMK)
toteuttamalla sisältö sähköisenä lomakkeena (case Turun AMK)

Sopimusrepun hyödyntäminen kokonaisuutena vähäisin muutoksin (Laurea)	Laureassa repun käyttöönotto on ollut lähtökohta opinnäytetyön ohjauksen laajemmalle muutokselle. Tavoitteena on, että opinnäytetyön ohjaajat osaisivat ohjata vahvemmin opinnäytetyön aineistonhallintaa sekä tietosuoja-asioita ja tutkimusetiikkaa. Muutosta valmisteli opinnäytetyön ohjaajista ja kehittämispäälliköistä koostettu työryhmä. Opinnäytetyösopimuksen taustaksi tuotettiin oma koulutusaineisto menetelmäopintojaksoon liitettäväksi sekä opinnäytetyöprosessia tukevaa materiaalia intraan ja oppimisalustalle. Opinnäytetyön ohjaajia perehdytettiin webinaarilla ja lyhyillä infosessioilla sekä tuottamalla opasmateriaalia Laurean opetustyön ajokorttiin. Lisäksi sopimusten allekirjoitusprosessia muovattiin johto- ja tutkintosäännön mukaiseksi
Sopimusreppu omia materiaaleja täydentävänä apuvälineenä (SAMK)	SAMKissa opinnäytetyön tekijän polkua ohjaavat avoimesti saatavilla olevat Opinnäytetyön ohjeet ja niihin integroituvat Tutkimusetiikan ohjeet. Sopimusrepusta on hyödynnetty osia tutkittavien informointiin, tietosuojaan, tekijänoikeuksiin ja aineistonhallintaan liittyen. Opinnäytetyösuunnitelmaa kehitetään linkittämällä siihen aineistonhallintasuunnitelma silloin, kun työssä kerätään ja käsitellään aineistoja. Lisäksi opinnäytetyöprosessin seurantatyökalu Wihin käyttö luo tarpeita tarkentaa yhteistyötahojen ja opinnäytetyön kohteen kanssa tehtäviä sopimuksia.
Sopimusrepun muuntaminen sähköiseksi lomakkeeksi (Turun AMK)	Sopimusrepun materiaali on mahdollista työstää muotoon, jossa niin suunnitteluosio, sopimukselliset elementit sekä ohjeistus yhdistyvät yhdeksi sähköiseksi lomakkeeksi. Turun AMKissa pilotoidussa prosessissa opinnäytetyön tekijä ja ohjaaja täyttävät yhdessä intranettiin toteutettua lomaketyökalua, joka ohjaa prosessia tehtyjen valintojen mukaisesti. Lomake on interaktiivinen ja muuntuu käyttäjän valintojen perusteella. Valmiiksi täytetty lomake tuottaa automaattisesti sopimuksen, joka voidaan allekirjoittaa sähköisesti.

Repun lisäosat

Opinnäytetyön suunnittelu- ja toteutusvaiheiden rakentamiseen tarvitaan monia muitakin apuvälineitä. Niistä esimerkkeinä:

periaatteet linjaamaan opinnäytetyön osaamistavoitteita
mallipohja aineistonhallintasuunnitelmalle
tarvittavat datanhallinnan palvelut ja infra

Teksti:
Anttoni Lehto, erityisasiantuntija, Turun AMK
Minna Marjamaa, tietoasiantuntija, Laurea
Anne Kärki, yliopettaja, SAMK
Jaakko Riihimaa, pääsihteeri, AAPA-verkosto
Elina Koivisto, AVOTT-sihteeristö

Kuva: TSV