Avoin TKIO -keittokirja -sarjan ensimmäisenä esiteltävässä reseptissä listataan hankkeen elinkaaren aikaisia tarkastuspisteitä.
Avoin TKIO -keittokirja: Reseptejä avoimempaan tutkimukseen ja oppimiseen -julkaisuun on koottu yhteensä 26 hyväksi havaittua toimintamallia, jotka on ryhmitelty hankkeen osa-alueiden mukaisesti. Esittelemme Avoimen tieteen ajankohtaista-osiossa TKIO-keittokirjasta neljä reseptiä helmi- ja maaliskuun aikana.
Ensimmäisessä esiteltävässä reseptissä käydään läpi avoimuuden ja vaikuttavuuden tarkastuspisteitä TKI-projektin elinkaaren eri vaiheissa hankkeen aloituksesta sen päätökseen asti.
Avoimuuden ja vaikuttavuuden huomioiminen on tärkeää TKI-projektin elinkaaren kaikissa vaiheissa. Projektien vaiheistaminen ja systemaattiset tarkastuspisteet jäsentävät TKI-projektien toiminnan suunnitelmallisuutta ja sitä kautta avoimuutta. Oikein valitut työkalut ja selkeästi määritellyt vastuut tarkastuspisteiden seurannassa ovat keskeisiä onnistumisen kannalta.
- MIKÄ? Tarkistuspisteet, joiden avulla voidaan tarkastella avoimuuden toteutumista projektin elinkaaren eri vaiheissa
- KENELLE? Erityisesti TKI-johdolle ja projektipäälliköille
- MITEN KÄYTTÖÖN? Sovellettavaksi korkeakoulujen TKI-projektien avoimuuden seurannassa
Avoimuuden ja vaikuttavuuden tarkastuspisteet TKI-projektin eri vaiheissa
TKI-projektin keskeiset vaiheet ovat suunnittelu-, käynnistämis-, toteutus- ja päätösvaihe. Projektien avoimuuden ja vaikuttavuuden kannalta keskeisimpiä ovat käynnistämis- ja etenkin toteutusvaihe.
Hankkeen käynnistyessä tarkastuspisteitä ovat:
- Projektin aloituspalaverit: Projektin alussa on hyvä käydä läpi rahoituspäätöksen reunaehdot avoimuuden näkökulmasta sekä tarvittavat sopimukset esim. oikeuksien siirron kannalta. Usein on myös tarpeen järjestää partnereiden tai muiden toimijoiden kanssa erillinen aloituskokous, jossa sovitaan yhteisistä käytännöistä ja vastuista.
- Projektin viestintä- ja julkaisuasioiden aloituspalaveri: Aloituspalaverin lisäksi on hyvä käytänne järjestää erillinen viestintä- ja julkaisuasioiden palaveri, jossa laaditaan projektin viestintä- ja julkaisusuunnitelma koko hankkeen ajalle yhteistyössä viestinnän asiantuntijoiden kanssa. Suunnitelmassa tulisi keskittyä erityisesti määrittelemään hankkeen vaikuttavuuden kannalta keskeiset viestinnän kohderyhmät ja kanavat.
- ATT-aloituspalaveri on hyvä käytänne avoimuuden toimintatapojen jalkauttamiseksi. ATT-asiantuntija käy yhdessä projektihenkilöstön kanssa läpi hankkeen keskeiset toimet liittyen avoimeen toimintakulttuuriin. Kokouksen aikana myös tutustutaan keskeisiin kansallisiin palveluihin ja oman organisaation ohjeistuksiin sekä tehdään aineistonhallintasuunnitelma.
Hankkeen toteutusvaiheen tarkastuspisteet rahoittajan määrittelemien raporttien lisäksi:
- Sisäinen vuosiraportointi: TKI-projektien olisi hyvä raportoida toimintansa vaikuttavuutta kuvaavat tulokset (syntyneet tuotteet, uudet kehittämistarpeet, tavoitetut kohde- ja sidosryhmät, järjestetyt koulutukset) vuosittain esimerkiksi Reportronic-järjestelmään luodun pohjan kautta. Vuosiraportoinnin tuloksia voidaan hyödyntää organisaation laatutyössä ja toiminnan kehittämisessä, raportoinnissa ja viestinnässä niin sisäisesti kuin ulkoisestikin.
- Hankkeen itsearviointi puolivuosittain: TKI-projekteilla voi olla käytössään esimerkiksi Reportronic-järjestelmässä itsearviointityökaluja, joilla TKI-toiminnan vastuuhenkilöiden on mahdollista seurata hankkeiden toteutuksen tilaa erilaisten mittaristojen (toteutunut aikataulu, kustannukset, rahoitus, työajat, toimenpiteet) avulla. Itsearviointia on hyvä tehdä esimerkiksi puolivuosittain.
Hankkeen päätösvaiheen tarkistuspisteet:
- Hyödyntämissuunnitelma: Projektin hyödyntämissuunnitelma laaditaan projektipäällikön johdolla hyvissä ajoin ennen hankkeen päättymistä. Suunnitelmassa kuvaillaan projektin tuottamat tulokset, tuotteet ja palvelut sekä niiden hyödyntämismahdollisuudet niin sisäisesti kuin kohde- ja sidosryhmien näkökulmasta. Projektissa syntyneitä tuotoksia hyödynnetään mahdollisimman avoimesti esim. ammattikorkeakoulun koulutuksissa, muissa projekteissa, hallinnossa, aluekehittämisessä, TKI-toiminnoissa sekä uusien hankkeiden valmistelussa ja suunnittelussa.
- Päätöspalaveri: TKI-projektin päätöspalaveri on hyvä järjestää noin puoli vuotta ennen hankkeen päättymistä. Palaverissa tulisi olla läsnä projektista vastaava esimies sekä vaikuttavuuden kannalta keskeisiä toimijoita kuten palveluliiketoiminnasta vastaava henkilö. Päätöspalaverissa käydään läpi projektille laadittu hyödyntämissuunnitelma sekä mietitään syntyneiden tuotosten jatkuvuutta.
- Tulosten julkaiseminen: Projektissa syntyneet tulokset ja aineistot julkaistaan avoimesti aina kun se on mahdollista. Projektin päättyessä laaditaan loppuraportti, jossa kuvataan projektin toiminta ja tulokset. Loppuraportit julkaistaan avoimesti esimerkiksi Theseuksessa.
Teksti:
Helena Puhakka-Tarvainen, projektipäällikkö, Karelia-amk
Kaisa Varis, tietoasiantuntija, Karelia-amk
Elina Koivisto, AVOTT-sihteeristö
Kuva: TSV
Sarjan aiemmat osat:
Sinua saattaisi kiinnostaa myös
