Täydentävä ohje arkaluonteisia ja luottamuksellisia tietoja sisältävän datan hallinnan suunnitteluun on julkaistu 17.06.2019.

Arkaluonteisia ja luottamuksellisia tietoja sisältävän tutkimusaineiston kerääminen, käsittely, tallentaminen ja muut jatkotoimet edellyttävät huolellista aineistonhallinnan suunnittelua. Kerättävän aineiston eri osia koskevat suunnitelmat tehdään etukäteen ja niitä päivitetään tutkimusprosessin aikana ja edetessä. Erityisesti henkilötietoja sisältävä data edellyttää huolellista dokumentointia. Huolellisella suunnittelulla ja dokumentaatiolla vähennetään mahdollisia tietosuojariskejä ja näin huolehditaan tutkittavien suojasta, mikä on lainsäädännöstä nouseva velvoite.

Täydentävä ohje on tarkoitettu käytettäväksi yleisohjeen rinnalla tai yhdistettävänä yleisohjeeseen. Ohje on laadittu niin, että se edellyttää organisaatiokohtaista lokalisointia. Organisaatiokohtaisista ohjeista löytyy se tieto, joka ohjaa aineistonhallintasuunnitelmaa tekevää löytämään käytettävissä olevat palvelut ja mahdolliset muut täydentävät ohjeet.

Ohjeisiin sisältyy lainsäädännöstä nousevia velvoitteita (mm. EU:n tietosuoja-asetus ja tekijänoikeuslaki), ja siksikin on tunnistettava eri aineistotyyppejä koskevat suunnittelun erityispiirteet. Ohjeissa avataan lisäksi tietosuoja-asetuksen mukanaan tuomaa käsitteistöä, joiden ymmärtäminen on edellytys oikeudellisen säätelyn noudattamiseen. Suunnitelmallisuus ja vastuullisuus kuuluvat hyviin tieteellisiin käytänteisiin.

Päivitetyn ohjeen eri kieliversiot (suomi, ruotsi, englanti) löytyvät

Työryhmän työskentely vuosina 2017-2019

Työryhmä on aloittanut tehtävänsä jo vuonna 2017 Tuuli-verkoston alla ja se julkaisi ohjeiden ensimmäisen version 2018 keväällä. Vahvistui, että tutkimusorganisaatiot kaipasivat kansallisia yhteisiä linjauksia ja suosituksia siitä millaisia asioita on organisaatioissa huomioitava aiheeseen liittyviin palveluihin ja ohjeistuksiin, mutta ohjeiden lokalisointi jäi monella organisaatiolla tekemättä. Kansallisten ohjeiden päivitystyössä kuitenkin vahvistui, että kansalliset ohjeet eivät kuitenkaan voi siis yksin tarjota kaikkea tarvittavaa, vaan organisaatioiden on syytä täsmentää ohjeita esimerkiksi tarjoamiensa tallennusratkaisujen ja lakipalveluiden suhteen. 

Työryhmä on toiminut Tieteellisten seurain valtuuskunnan (TSV) koordinoiman avoimen tieteen liikkeen toimintaperiaatteita noudattaen. TSV:n tehtävänä on edistää kansallista keskustelua avoimen tieteen tavoitteista ja keinoista, lisätä yhteistyötä sekä tietoisuutta avoimen tieteen mahdollisuuksista, haasteista ja niiden ratkaisuista.

Työryhmän jäsenet:

Mari Elisa Kuusniemi (HY), Sari Räisänen (TAMK), Susanna Nykyri (TAU),  Minna Ahokas (CSC), Arja Halkoaho (TAMK), Kenneth Kahri (HY), Miki Kallio (OY), Marja Kokko (TAU), Turkka Näppilä (TAU), Tuija Korhonen (HY), Siiri Fuchs (HY).

Kysymyksiä? Palautetta? Voit olla yhteydessä ko. työryhmän vetäjiin:

Marja Kokko ja Susanna Nykyri
 

Päivitetty 2.8.2019 09.09