Datapolitiikan tekeminen

Datapolitiikan kirjoittamisella on tärkeä olla organisaation ylimmän johdon tuki ja mandaatti. Läheinen yhteistyö on eduksi ja helpottaa prosessia. Muita osapuolia, joita on hyvä osallistaa ja sitouttaa politiikan kirjoittamiseen, ovat kirjasto/tietopalvelu, tiedonhallinta sekä tietotekniikka ja muut organisaation omat ja tutkijoille suunnatut oleelliset tukipalvelut, kuten juristit. Myös tutkijoita on tärkeä kuulla ja osallistaa prosessin aikana. 

Politiikan sisällön on oltava riittävän laaja ja selkeä. Suuressa, monialaisessa organisaatiossa voi olla tarkoituksenmukaista aloittaa työ yleiseltä tasolta, kuten esimerkiksi Helsingin yliopisto on tehnyt. Askel kerrallaan edetessä vältytään siltä, että tärkeiden yleisten linjausten tekeminen viivästyy kohtuuttomasti. Erillisiä politiikoita tai täsmennyksiä kannattaakin joskus tehdä organisaation eri yksiköille tai toiminnoille. Yleistä datapolitiikkaa on syytä tukea erillisillä käytännön ohjeilla ja tiekartoilla. Kaikkia asioita ei tarvitse käsitellä kaikissa dokumenteissa tai kaikilla tasoilla, mutta dokumenttien on syytä muodostaa koherentti ja ristiriidaton kokonaisuus.

On hyvä aloittaa käymällä läpi lait, sopimukset ja muut datapolitiikkaan mahdollisesti vaikuttavat dokumentit ja ohjeistukset. Seuraavaksi kannattaa hahmotella sisällysluetteloa ja aikataulua. Sisällysluettelo voi näyttää vaikka tältä (DCC:n esimerkki):

I. Header-osio, logo yms

II. Otsikko

III. Tavoitteet

IV. Periaatteet

V. Kattavuus (mitä toimijoita, mitä tutkimusta (kenen rahoittamaa jne), mitä aineistoja politiikka koskee)

VI. Politiikka

VII. Roolit ja vastuut

    a. Organisaatio

    b. Vastaavat tutkijat (PI)

    c. Muut tutkijat ja tutkimusavustajat

    d. Muut tutkimusta avustavat tai tukevat henkilöt

VIII. Politiikan hyväksyminen ja päivittäminen (kuvataan prosessit, aikataulut ja muutokset)

IX. Footer-osio (sivunumero, versionnumero, tila jne)

X. Liitteet (määritelmät, viittaukset muihin oleellisiin dokumentteihin tai otteet niistä yms)

Politiikan ja muiden tarvittavien ohjeiden teko onkin laaja hanke, johon vaaditaan monenlaista osaamista ja asiantuntijuutta sekä ennen kaikkea yhteistyötä. Aluksi on kuitenkin hyvä käydä läpi alla olevat asiat ja määritellä millä tavalla ja millä tasolla on järkevä edetä.  Mitkä alla olevista kysymyksistä ratkaistaan missäkin vaihessa ja missä dokumenteissa? Kysymykset perustuvat osin Iso-Britanniassa tuotettuihin tutkimusdatapolitiikka-ohjeisiin. Osa asioista on hyvinkin yksityiskohtaisia, eikä niihin tarvitse ottaa kantaa heti alkuvaiheessa, vaan ne saattavat vaatia selvittelyä, suunnittelua ja uusien palveluiden kehittämistä. Organisaatiossa on hyvä miettiä mikä on oman toiminnan kannalta järkevin ratkaisu.

1. Politiikan kattavuus: Ketä politiikkaa koskee? Minkä alojen dataa politiikka koskee? Millä kielillä toimitaan (tarvitaanko esimerkiksi dokumenteille ja metadatalle käännöksiä ja kieliversioita)? Minkä tyyppistä dataa politiikka koskee? Mitä muita aineistoja paitsi dataa on huomioitava (menetelmät, koodistot yms)? Mitä versioita datasta on olemassa ja mikä on versionhallinnan tarve? Mikä on kohderyhmä? Mikä on käyttäjähallinnoinnin ja turvatasojen tarve? Huomioitavat lait, säädökset ja sopimukset? Mikä on organisaation vastuu tutkimusdatasta tutkimuksen aikana? Mitä palveluita organisaatio tarjoaa tutkijoille ja kenen toimesta?

2. Aineistojen metatietojen hallinta: Missä ja miten metatietoja luodaan ja säilytetään? Miten metatietoja hallinnoidaan? Mikä on metatietojen avoimuuden aste? Miten avoimuus toteutetaan teknisesti (sallitaanko haravointi, miten ja millainen?)? Mitä metatietoja tarvitaan? Mitä standardeja käytetään? Miten metatiedot ja rajapinnat dokumentoidaan? Miten metatietojen laatu varmistetaan? Miten metatietoja voidaan tulevaisuudessa kehittää (rakenteet, sanastot, ontologiat, pitkäaikaissaatavuus)?

3. Omistajuus ja käytönhallinta. Aineistojen luovutus organisaatiolle: Ketkä saavat luovuttaa aineistoja organisaatiolle ja mitä aineistoja saa luovuttaa? Mikä on datan luovuttamisen prosessi? Onko olemassa rajoituksia koon tai formaattien suhteen? Mitä muita vaatimuksia aineistolle on olemassa? Kenen vastuulla on aineistojen luovuttajien tukeminen? Tehdäänkö normalisointia ja kenen toimesta?  Mitä formaatteja on käytössä? Kuka vastaa mahdollisista konversioista ja riittävästä dokumentaatiosta ja kuvailusta? Millaista dokumentaatioita luovutuksen yhteydessä syntyy? Miten aineiston laatu varmistetaan? Miten tietoturva varmistetaan? Kuka vastaa riittävästä anonymisoinnista ja tekijänoikeuksista? Mitä organisaatio voi tehdä datalle ja missä vaiheessa ja miten oikeudet syntyvät (miten menetellään jos esimerkiksi data halutaan siirtää muualle arkistoitavaksi tai konvertoida?) Mitä oikeuksia aineistoihin liittyy ja millä periaatteilla käyttö lisensoidaan?

4. Aineistojen jakaminen: Millaista käytönhallintaa tarvitaan ja kuka vastaa siitä? Miten ja millaisilla periaatteilla aineistoja jaetaan?

5. Aineistojen säilyttäminen: Miten pitkäaikainen säilytys ja saatavuus turvataan? Kuka vastaa säilytyssuunnitelmista ja priorisoinneista? Tähän on suunnitteilla kansallinen ratkaisu, mutta kehitystä on hyvä seurata. Miten suhtaudutaan muualle kotimaassa ja ulkomailla arkistoituihin aineistoihin, miten niihin linkitetään?

6. Aineistojen poistaminen ja exit plan: Millä perusteilla ja miten aineistoja voidaan poistaa ja/tai tuhota? Miten menetellään esimerkiksi laittomien tai tekaistujen aineistojen paljastuessa? Mitä tapahtuu jos organisaatio lakkaa olemasta?

Suomalaisten tutkimusorganisaatioiden linjauksiin voit tutustua Tutkimusorganisaatioiden linjaukset ja ohjeistukset -sivulla.

Australian National Data Services

DDC Policy resources

Akers et al: Building Support for Research Data Management: Biographies of Eight Research Universities. International Journal of Digital Curation.2014, Vol. 9, No. 2, pp. 171-191. doi:10.2218/ijdc.v9i2.327

Dillo & Doorn: The Front Office–Back Office Model: Supporting Research Data Management in the Netherlands. International Journal of Digital Curation. 2014, Vol. 9, No. 2, pp. 39-46. doi:10.2218/ijdc.v9i2.333

 

< edellinen sivu seuraava sivu >