Aineistonhallinta: Tutkimuksen tietoaineistot 

Aineistonhallinnan suunnittelu on tärkeä osa tutkimuksen suunnittelua. Sen avulla voidaan varmistaa tutkimusaineistojen järkevä jatkokäyttö. Aineistojen keruun, käytön, säilytyksen ja jatkokäytön suunnittelu selkeyttää myös tutkijan ja tutkimusryhmän omaa toimintaa. Suunnitelma on yhä useammin myös rahoituksen ehto. Tuuli-hankkeessa on kerätty tietoa eri tutkimusorganisaatioiden ohjeistuksesta aineistonhallinnan suhteen. Ohjeita on myös viety aineistohallinnan suunnittelutyökaluun DMPTuuliin, mikä helpottaa suunnittelua. Tilanne kehittyy kuitenkin nopeasti ja ajankohtaista tietoa kannattaakin aina hakea myös oman organisaation verkkosivuilta tai tutkijapalveluista.

Aineistojen hallintaa helpottamaan kannattaa jo tutkimuksen alkuvaiheissa laatia erillinen suunnitelma, jota tarkennetaan ja päivitetään tutkimushankkeen edetessä. Tarpeelliset kysymykset, joihin suunnitelmassa tulisi vastata, ovat hyvin koottuna esimerkiksi Yhteiskuntatieteenllisen tietoarkiston (FSD) Tutkimusaineistojen hallinnan käsikirjassa seuraavasti:

  • Mitä aineistoa kerätään?
  • Miten aineisto kerätään?
  • Mitkä ovat tutkimusaineiston omistus-, hallinta- ja tekijänoikeudet?
  • Kuka antaa käyttöoikeudet aineistoon?
  • Miten tutkittavia informoidaan?
  • Mitä ohjelmistoja käytetään aineiston tallentamiseen ja prosessointiin?
  • Miten varmistetaan aineiston (tekninen) laatu?
  • Mitä tiedostoformaatteja ja tallennusmedioita käytetään?
  • Minkälaiset oikeudet eri käyttäjäryhmillä on tiedostojen lukemiseen ja käsittelyyn?
  • Miten hoidetaan varmuuskopiointi?
  • Miten aineiston käsittely dokumentoidaan?
  • Miten tallennetaan aineiston keruuta ja sisältöä kuvaava tieto (metadata)?
  • Miten varmistetaan tietosuoja?
  • Miten huolehditaan tietoturvasta?
  • Mitä aineistolle tapahtuu projektin päätyttyä? (FSD 2013)

 

Tietoaineistoja koskee sekä tekijänoikeuteen että henkilötietoihin liittyviä lakeja ja säädöksiä, jotka on tärkeä huomoida jo tutkimusta suunniteltaessa. Usein tarvitaan erillisiä sopimuksia, johin vaikuttavat myös rahoittajien ja tutkimusorganisaatioiden ehdot. Jos aineistossa on ihmisiä koskevia tietoja on syytä tarkistaa Yhteiskuntatieteellisen tietoarkiston Aineistonhallinnan käsikirjan ohjeet ja suositukset. Sieltä löytyy myös sopimuksiin liittyvää tärkeää tietoa. Kieliaineistojen kohdalla kannattaa tutustua Kielipankin ohjeisiin. Alla olevasta taulukosta taas löytyy tietoa tekijänoikeuksiin liittyvistä asioista. (Taulukko pdf-tiedostona)

Toimijanäkökulma Tutkija Tutkimusorganisaatio
Millä rahoituksella tutkimusta tehdään?

Mikäli tutkimuksella ei ole ulkopuolista rahoitusta, tutkija tekee työtä ns. avoimessa tutkimuksessa, eikä aineistojen hallintaa ohjaamassa ole ulkopuolista tahoa. Tällöin riippuu tutkijan oman organisaation tavoista, miten hän saa määrätä aineistoistaan. Mikäli taas tutkimusta tehdään ulkopuolisella rahoituksella, ns. sopimustutkimus tai täydentävän rahoituksen tutkimus, täytyy tarkistaa rahoittajan ehdot:

  • edellyttääkö rahoittaja aineistojen säilyttämistä ja avointa saatavuutta, vai
  • onko tulosten ja aineistojen osalta joitain rajoituksia, esimerkiksi aineisto on luovutettava mukana olevien yritysten käyttöön, vai
  • annetaanko rahoituksen saajan valita toimintatapansa.

Mikäli tutkimusta ei tehdä ulkopuolisella rahoituksella, organisaation omat ohjeet ja toimintatavat ratkaisevat, miten tutkimusaineistojen avointa saatavuutta edistetään:

  • siirtääkö organisaatio itselleen oikeuksia ja määrääkö organisaatio aineistojen käytöstä, vai
  • säilyykö määräysvalta tutkijalla, jolloin on mietittävä, miten tutkijaa tuetaan, sekä
  • miten tutkijat sopivat keskenään aineistojen käytöstä.

Kun tutkimusta tehdään ulkopuolisella rahoituksella, organisaatio on sopimusosapuoli ja vastaa siitä, että rahoittajan ehtoja noudatetaan. Organisaation on tarvittaessa siirrettävä itselleen riittävät käyttö- ja omistusoikeudet aineistoihin rahoitusehtojen noudattamiseksi. Tässä tapauksessa organisaatio huolehtii siitä, miten ja millä ehdoin aineistoihin myönnetään oikeuksia. Mikäli rahoittaja ei aseta mitään tutkimusaineistoja ja tuloksia koskevia ehtoja, organisaation omat ohjeet ja toimintatavat ratkaisevat, miten tutkimusaineistojen avointa saatavuutta edistetään.

Kuka tekee tutkimusta​? Jos tutkimusta tehdään yhdessä muiden tutkijoiden kanssa, tulee tekijöiden sopia keskenään, miten kukin tekijä saa käyttää yhdessä aikaansaatuja aineistoja hankkeen aikana ja sen päätyttyä. Tässä yhteydessä on hyvä käydä lävitse kaikkien osapuolten oikeudet, tekijyyttä koskevat periaatteet, vastuut ja velvollisuudet sekä käyttöoikeuksia koskevat kysymykset.  
Miten tutkimuksen aineisto saadaan käyttöön​?

Jos tutkijoilla on oikeus määrätä aineistoistaan, eikä oikeuksia ole siirretty organisaatiolle, tutkimuksen tekijöiden tulisi päättää, millä ehdoin he haluavat antaa tekemiään aineistoja muiden käytettäväksi eli päättää lisensointitapa.

Jos tutkimusaineistona syntyy esimerkiksi haastattelumateriaalia tms. aineistoa, joka sisältää henkilötietoja tai joka voi olla tekijänoikeudella suojattu, tarvitaan tällaisen aineiston käyttämiseen henkilöiden suostumus. Suostumusasiakirja on laadittava henkilötietolain puitteissa siten, että avoin saatavuus on mahdollista.

Organisaation varoilla ostetut materiaalit kuuluvat organisaatiolle eli aineistoihin voi liittyä kahdenlaisia oikeuksia: tutkijan immateriaalioikeuksia ja määräysvaltaa sekä organisaation omistusoikeus materiaaliin. Tutkijoiden ja organisaation on sovittava käyttöehdoista.​
Aineistojen säilytys ja jako Tutkijan pitää hyvissä ajoin, mielellään jo tutkimusta aloittaessaan miettiä, mitä, miten ja missä aineistot säilytetään, jotta ne ovat mahdollisimman hyvin ja avoimesti muiden käytettävissä. Tähän vaiheeseen liittyy myös säilytettävän aineiston metatietojen lisääminen ja muun muassa tiedot aineistoon kohdistuvista oikeuksista (esimerkiksi tekijänoikeuden haltija) ja käytön rajoituksista (esimerkiksi salassapito määräaikoineen).  Mahdollisimman aikaisessa vaiheessa tulisi miettiä yhteistyössä tutkijan kanssa, mitä, miten ja missä aineistot säilytetään, jotta ne ovat mahdollisimman hyvin ja avoimesti muiden käytettävissä. Tähän vaiheeseen liittyy myös säilytettävän aineiston metatietojen lisääminen ja muun muassa tiedot aineistoon kohdistuvista oikeuksista (esimerkiksi tekijänoikeuden haltija) ja käytön rajoituksista (esimerkiksi salassapito määräaikoineen). 
Kolmansien osapuolien aineistojen käyttö

Jos käytetään muiden tekemiä aineistoja, tulisi aineistojen käytöstä sopia oikeudenhaltijoiden kanssa siten, että avoin saatavuus on mahdollista, ellei käyttö ole sallittu lain nojalla. Tutkijoiden pitää myös muistaa tarkistaa, että he käyttävät aineistoja sopimusehtojen mukaista. Jos aineistoihin ei ole mahdollista saada riittäviä oikeuksia, tällaiset aineistot pitää merkitä ja huolehtia siitä, että näitä aineistoja käytetään vain rajoitetusti.  Tähän vaiheeseen liittyy myös säilytettävän aineiston metatietojen lisääminen ja muun muassa tiedot aineistoon kohdistuvista oikeuksista (esimerkiksi tekijänoikeuden haltija) ja käytön rajoituksista (esimerkiksi salassapito määräaikoineen).  

Jos käytetään muiden tekemiä aineistoja, tulisi aineistojen käytöstä sopia oikeudenhaltijoiden kanssa siten, että avoin saatavuus on mahdollista, ellei käyttö ole sallittu lain nojalla. Lisäksi on aina tarkistettava ja huolehdittava siitä, että aineistoja käytetään sopimusehtojen mukaista.

Jos aineistoihin ei ole mahdollista saada riittäviä oikeuksia, tällaiset aineistot tulee merkitä ja on huolehdittava siitä, että tällaisia aineistoja käytetään vain rajoitetusti.  Tähän vaiheeseen liittyy myös säilytettävän aineiston metatietojen lisääminen ja muun muassa tiedot aineistoon kohdistuvista oikeuksista (esimerkiksi tekijänoikeuden haltija) ja käytön rajoituksista (esimerkiksi salassapito määräaikoineen).

 

 

< edellinen sivu seuraava sivu >