Aineistonhallinnan suunnittelu

Tutkimukseen liittyy paljon tiedonhallintaa. Tämän päivän tutkija painiskelee monenlaisen, yhä useammin sähköisen, tiedon kanssa: muistiinpanojen, kirjeenvaihdon, tutkimusdatan, kuvien, äänitteiden, sovellusten, artikkeliversioiden, sopimusten, tutkimustietojärjestelmien, julkaisuarkistojen, koodikirjojen, lokien, suunnitelmien, hakemusten, budjettien ja raporttien, joitakin mainitaksemme. Usein lisäksi tutkimusprojekteissa tietoa jaetaan kollegoiden kesken, jolloin versioitakin saattaa syntyä useita.

Kaiken tämän tiedon hallinnan suunnitteluun on syytä panostaa. Kannattaa esimerkiksi selvittää mahdollisia yhteistyöalustoja, sovelluksia, tietoarkistoja yms. jo suunnitteluvaiheessa, jotta näihin liittyvät kustannukset voi ottaa huomioon. Silti on syytä huolehtia siitä, että suunnitelma on elävä dokumentti, johon kirjataan myös muutokset. Sitä on syytä pitää ajan tasalla osana projektin dokumentaatiota. Olosuhteet tai tarpeet saattavat muuttua, tai valittu ratkaisu saattaa osoittautua huonoksi. Siinä tapauksessa on tietenkin suunnitelmia korjattava.

Aineistonhallintasuunnitelman sisältö

Aineistonhallintasuunnitelmalla voidaan varmistaa tutkimusaineistojen järkevä jatkokäyttö. Aineistojen keruun, käytön, säilytyksen ja jatkokäytön suunnittelu selkeyttää myös tutkijan ja tutkimusryhmän omaa toimintaa. Suunnitelma on yhä useammin myös rahoituksen ehto.

Aineistojen hallintaa helpottamaan kannattaa jo tutkimuksen alkuvaiheissa laatia erillinen suunnitelma, jota tarkennetaan ja päivitetään tutkimushankkeen edetessä. Tarpeelliset kysymykset, joihin suunnitelmassa tulisi vastata, ovat hyvin koottuna esimerkiksi Yhteiskuntatieteellisen tietoarkiston (FSD) Tutkimusaineistojen hallinnan käsikirjassa seuraavasti:

  • Mitä aineistoa kerätään?
  • Miten aineisto kerätään?
  • Mitkä ovat tutkimusaineiston omistus-, hallinta- ja tekijänoikeudet?
  • Kuka antaa käyttöoikeudet aineistoon?
  • Miten tutkittavia informoidaan?
  • Mitä ohjelmistoja käytetään aineiston tallentamiseen ja prosessointiin?
  • Miten varmistetaan aineiston (tekninen) laatu?
  • Mitä tiedostoformaatteja ja tallennusmedioita käytetään?
  • Minkälaiset oikeudet eri käyttäjäryhmillä on tiedostojen lukemiseen ja käsittelyyn?
  • Miten hoidetaan varmuuskopiointi?
  • Miten aineiston käsittely dokumentoidaan?
  • Miten tallennetaan aineiston keruuta ja sisältöä kuvaava tieto (metadata)?
  • Miten varmistetaan tietosuoja?
  • Miten huolehditaan tietoturvasta?
  • Mitä aineistolle tapahtuu projektin päätyttyä? (FSD 2013)

Lue lisää aineistonhallinnasta, datan avaamisesta ja metatiedoista Avoimen tieteen käsikirjasta. ATT-hankkeessa on kehitteillä aineistonhallintasuunnitelmatyökalu Tuuli, yhteinen työkalu datanhallintasuunnitelmien laadintaan Suomen tutkimusorganisaatioille.