Aineistojen säilytys

Tallennusratkaisuja on saatavissa kansainvälisellä, kansallisella ja korkeakoulutasolla. Monella tieteenalalla on olemassa kansainvälisiä omille aineistoille sopivia ratkaisuja. Niitä voi olla hyvä suosia kansainvälisen näkyvyyden edistämiseksi, mutta on hyvä tarkistaa, että aineiston tiedot aina viimeistään julkaisun jälkeen löytyvät kansallisesta Etsin-palvelusta. Näin tieto aineistoista kulkeutuu myös kotimaan rahoittajille ja tutkimusyhteisöön.

IDA

IDA on tutkimusryhmille ja -projekteille suunnattu Opetus- ja kulttuuriministeriön kustantama kansallinen tallennuspalvelu. IDA-tallennuspalvelu on turvallinen ja helppokäyttöinen säilytyspalvelu datalle ja siihen liittyville kuvailuille eli metatiedolle.

Korkeakouluilla on kullakin oma kiintiönsä IDAssa ja IDAn käyttöoikeuden projekteille eli käyttäjäryhmille antaa korkeakoulu itse. Lisätietoja korkeakoulujen kiintiöistä, yhteyshenkilöistä ja tarkempi kuvaus käyttölupien hakemisesta löytyvät IDAn sivuilta.

Muut tallennuspalvelut

Korkeakouluilla on omia paikallisia palveluita, paras lähde kyseisten palveluiden käyttöön saamiseksi on korkeakoulun oma tietohallinto. Yhteiskuntatieteelliset aineistot voi tallentaa kansalliseen Yhteiskuntatieteelliseen tietoarkistoon.Kieliaineistot voidaan tallentaa FIN-CLARIN-järjestelmään joka on osa kansainvälistä CLARIN-yhteistyötä.

Kansainvälisiä tallennusratkaisuja on mm. Zenodo. On olemassa myös kansainvälinen avoimien tallennuspaikkojen hakemisto sekä kansainvälinen tieteenalakohtaisten tallennuspaikkojen hakemisto.

Lisäksi on olemassa maksullisia palveluja.

Pitkäaikaissaatavuus

Kun tutkimusdata halutaan säilyttää käytettävänä ja ymmärrettävänä kymmeniä tai jopa satoja vuosia, on kyse pitkäaikaissaatavuudesta. Tutkija mieltää oman tutkimusaineistonsa usein ainutlaatuiseksi ja koska tutkimuksia voi olla vaikea toistaa, monet aineistot kilpailevat pääsystä pitkäaikaissäilytykseen. On tärkeää tunnistaa pitkäaikaissäilytettävä data, koska vain tärkeimmät aineistot (arviolta 2-5 % aineistoista) siirretään pitkäaikaissäilytettäväksi.

Pitkäaikaissaatavuuden haasteena on, että laitteet, ohjelmistot ja tiedostomuodot vanhenevat, mutta informaation täytyy silti säilyä. Digitaalisessa muodossa olevan aineiston pitkäaikaissaatavuus ei ole yksinomaan tekninen haaste, vaan sen hoitaminen menestyksellisesti vaatii myös toiminnallisia, tiedollisia, taidollisia, taloudellisia ja juridisia valmiuksia. Tämän vuoksi tarvitaan suunnitelma siitä, mitä ylläpitotoimia aineistolle on tehtävä, jotta aineisto säilyy ehyenä ja alkuperäisenä ja jotta tietojen käytettävyys sekä luotettavuus voidaan varmistaa. Jatkuvuussuunnittelu on oleellisen tärkeää sillä elinkaari ylittää kaikkien toteutuksen osakokonaisuuksien käyttöajan.

Ymmärrettävyyden säilyttämiselle perustan luo bittien säilyttäminen, joka suunnitelmallisesti tehtynä takaa vasta digitaalisen datan säilymisen. Aineistojen hyödynnettävyyden kannalta pitkäaikaissaatavuus tarkoittaakin erityisesti sisällön ymmärrettävyyden varmistamista ja sen vaatimien säilytysmenetelmien soveltamista. Tällöin voidaan taata, että tulevat käyttäjät pystyvät avaamaan aineistot, tulkitsemaan sisällöt ja hyödyntämään niitä kyseisenä aikakautena käytössä olevilla välineillä. Sisällön ymmärrettävyyden säilyttäminen asettaa selkeät vaatimukset aineistojen metatiedoille ja säilytyksen suunnittelulle, jotka tulee laatia ennen säilytyksen aloittamista. Metatietojen ja säilytyssuunnitelman pohjalta voidaan varmistaa aineistojen informaatiosisällön muuttumattomuus säilytystoimenpiteissä.

Suomalaista tutkimusdatan pitkäaikaistallennusratkaisua edistetään yhdessä Kansallisen digitaalisten kirjaston kanssa. Tavoitteena on, että palvelu on  käytössä vuonna 2017. Lisätietoja tutkimusten tulosten pitkäaikaissaatavuudesta.