Aineistojen lisääminen

Tutkimusaineiston tiedot saa Etsimeen useaa kautta:

  1. Tutkija voi syöttää aineistoa kuvailevat tiedot Etsin-palveluun kirjauten haka-tunnuksin. Tällöin tutkija vastaa aineiston arkistoinnista, tukea voi saada omasta organisaatiosta.
  2. Tutkija voi tallentaa aineistonsa tieteenalakohtaiseen tai yleiseen tietoarkistoon, josta kuvailutiedot haravoidaan Etsimeen. Näin aineisto säilyy arkistossa ja on samanaikaisesti löydettävissä Etsimestä. Näin toimitaan jo Yhteiskuntatieteellisen tietoarkiston ja Kielipankin kanssa.
  3. Tutkija voi tallentaa aineistonsa tiedot tutkimusorganisaation omaan palveluun. Tällainen voi olla esimerkiksi tutkimustietojärjestelmä, josta kuvailutiedot voidaan haravoida Etsimeen. Organisaation on sovittava haravoinnista erikseen ottamalla yhteyttä Etsimeen.

Tarkista ensin ettei aineistoa jo ole haravoitu Etsimeen tekemällä muutama haku. Kirjaudu haka-tunnuksillasi yläoikealta. Kirjautuneena löydät "Lisää aineisto" -painikkeen navigointipalkista. Tämä painike vie sinut aineiston kuvailulomakkeelle. Lomake pyrkii auttamaan sinua täyttämään aineistosi metatiedot niin hyvin kuin mahdollista, jotta kuvailu olisi mahdollisimman hyvälaatuinen ja kattava. Kenttien yhteydestä löytyy lyhyt kentän täyttöohje nappulasta, joka on merkitty kysymysmerkillä, "?". Jos sinulla on kysyttävää ota yhteyttä tieteelliseen tietopalveluun tai Etsimeen.

Aineiston kuvailu

  • Syötettävät tiedot on ryhmitelty viidelle välilehdelle.
  • Kuvaile aineistosi mahdollisimman kattavasti, jotta se on lyödettävissä ja uudellenkäytettävissä. Metatiedot ovat tärkeä osa tutkimuksesi dokumentaatiota.
  • Osa kentistä on pakollisia ja ne on merkitty kentän nimen perässä olevalla tähdellä (*). 
  • Kenttien yhteydessä olevasta '?'-painikkeesta aukeaa lisäohjeistusta. Niihin kannattaa tutustua.
  • Joissain kentissä on ennakoiva tekstinsyöttö, joka hakee syötetyn tekstin perusteella ehdotuksia kentän sisällöksi Ehdotukset kieliin, maantieteellisen kattavuuteen ja asiasanoihin haetaan Finto-sanastopalvelusta.
  • Monet aineiston syötön toiminnallisuudet vaativat, että selaimessasi on käytössä JavaScript-tuki.
  • Etsimen kautta on mahdollista hyödyntää Reetta-käyttölupapalvelua, jonka avulla voit tarvittaessa hallinnoida hakemuksia ja niiden käsittelyä. Sinun on erikseen kirjauduttava Reetta-palveluun, jotta saat sen käyttösi. Palvelun käyttöön vaaditaan toistaiseksi Haka-tunnus.
  • Mikäli aineisto on tallennettuna IDA-säilytyspalveluun, voit Reetta-palvelun avulla myös hallinnoida pääsyä aineistoon. Lue lisää aineiston jakamisesta IDA:sta.
  • Etsin luo aineistolle URN-tunnisteen, ellei sinulla ole ennestään pysyvää tunnistetta aineistollesi (esim. DOI). Jätä siis kohta tyhjäksi, ellei tunnistetta ennestään ole. Tunnistetta käytetään kun aineistoon viitataan, eli aineistoa ei tulisi muuttaa sen julkaisun jälkeen, ainakaan kirjaamatta asiaa aineiston elinkaaren tapahtumat kohtaa.
  • Tunniste-välilehdellä voi myös luoda erilaisia suhteita ja viittauksia aineistojen välille, esimerkiksi luomalla erillisen kokoavan Etsin-kuvailun, voit yhdistää muita osia yhdeksi aineistokokonaisuudeksi.

 

1. Perustiedot

Aineiston otsikko* Syötä aineiston otsikon haluamillasi kielillä. Voit lisätä kieliä '+'-painikkeesta ja syöttää eri kielisiä otsikkoja klikkaamalla kielen nimen mukaista otsikon välilehteä. Kielen voi poistaa kielen nimen viereisestä 'x'-painikkeesta. Otsikko tulee syöttää vähintään yhdellä kielellä.
Vapaa kuvaus Kirjoita vapaamuotoinen kuvaus aineistosta. Voit lisätä uusia kieliä '+'-painikkeesta ja syöttää eri kielisiä otsikoita klikkaamalla kielen nimen mukaista kuvauksen välilehteä. Kuvauksia voit poistaa kielen nimen viereisestä 'x'-painikkeesta. Kuvaus on syötettävä vähintään yhdellä kielellä.
Kielet*

Syötä aineistossa käytetty kieli tai kielet tekstikenttään. Kun alat kirjoittaa, saat automaatisesti ehdotuksia kieleksi. Voit valita haluamasi ehdotuksen klikkaamalla sitä hiirellä tai siirtymällä näppäimistön nuolinäppäimillä haluamaasi vaihtoehtoon ja painamalla Enter-näppäintä. Voit poistaa jo syöttämäsi kielen sen edessä olevasta 'x'-painikkeesta.

Vaihtoehtoisesti voit kirjoittaa itse ISO 639 -muotoisia kielikoodeja pilkulla erotettuna, esimerkiksi "eng, fin, swe". Jos aineisto ei sisällä tekstiä millään kielellä, valitse "Aineisto ei sisällä tekstimuotoista dataa". Kieliehdotukset haetaan Finto-sanastopalvelusta.

Asiasanat* Valitse aineistoa kuvailevia asiasanoja. Kun alat kirjoittaa, saat automaatisesti ehdotuksia asiasanaksi. Voit valita haluamasi ehdotuksen klikkaamalla sitä hiirellä tai siirtymällä näppäimistön nuolinäppäimillä haluamaasi vaihtoehtoon ja painamalla Enter-näppäintä. Valittuja asiasanoja voit poistaa asiasanan viereisestä 'x'-painikkeesta. Asiasanaehdotuksia haetaan Finto-palvelun KOKO-ontologiasta. On hyvä myös käyttää oman alan asiasanastoja.
Tieteenalat Valitse ne tieteenalat, joiden aineistonkeruun tuloksena aineisto on syntynyt. Kun alat kirjoittaa, saat automaatisesti ehdotuksia tieteenalaksi. Voit valita haluamasi ehdotuksen klikkaamalla sitä hiirellä tai siirtymällä näppäimistön nuolinäppäimillä haluamaasi vaihtoehtoon ja painamalla Enter-näppäintä. Valittuja tieteenaloja voit poistaa tieteenalan viereisestä 'x'-painikkeesta. Ehdotuksia tieteenaloiksi haetaan Finto-palvelun okm-tieteenala-ontologiasta.

 

2. Toimijat

Tekijät* Syötä aineiston tekijäksi aineiston alunperin luonut henkilö tai organisaatio. Voit myös syöttää tekijän tunnisteen (esim. ORCID). Voit lisätä toimijoita '+'-painikkeesta ja poistaa toimijoita jättämällä toimijan tiedot tyhjäksi. Jos sinulla ei ennestään ole ORCID-tunnistetta svoit tehdä sellaisen osoitteesa http://orcid.org. Jokaiselle tekijälle on annettava vähintään nimi tai organisaatio.
Muut tekijät Syötä muu henkilö tai organisaatio, joka on osallistunut merkittävästi aineiston luomiseen. Voit myös syöttää muun tekijän tunnisteen (esim. ORCID). Voit lisätä toimijoita '+'-painikkeesta ja poistaa toimijoita jättämällä toimijan tiedot tyhjäksi. ORCID-tunnisteen saat tarvittaessa palvelusta osoitteessa http://orcid.org.
Jakelija* Syötä aineiston jakelijan yhteystiedot. Jakelija on henkilö tai organisaatio, jolla on oikeus jakaa aineistoa edelleen tai joka on asettanut aineiston julkisesti saataville. Voit lisätä toimijoita '+'-painikkeesta ja poistaa toimijoita jättämällä toimijan tiedot tyhjäksi ja tallentaa uudestaan. Jos käytät Etsimen tarjoamaa Reetta-palvelua jakelijalla on oltava haka-tunnus, jolla kirjautua palveluun. Jakelijan on kirjauduttava Reettaan kerran, jota sähköpostiviestit lähtevät kulkemaan oikealla tavalla lupahakuprosessissa. Palvelun käyttöön vaaditaan toistaiseksi Haka-tunnus.
Projekti Mikäli aineisto on tuotettu projektissa, valitse "Tämä aineisto on tuotettu projektissa." Tällöin tulee syöttää projektin nimi, rahoittaja, rahoitustunniste ja projektin kotisivu. Voit lisätä projekteja '+'-painikkeesta ja poistaa projekteja jättämällä poistettavan projektin tiedot tyhjäksi.
Omistajatiedot* Omistaja on taho, joka päättää aineiston käytöstä. Syötä omistajan nimi tai tunniste. Voit lisätä toimijoita '+'-painikkeesta ja poistaa toimijoita jättämällä toimijan tiedot tyhjäksi. Valitse myös organisaatio, johon aineisto linkitetään Etsimessä.

 

3. Saatavuus

Aineiston saa käyttöön* Valitse vaihtoehdoista miten aineisto on mahdollista saada käyttöön. Kahdessa ensimmäisessä vaihtoehdossa syötä web-osoite, josta aineisto löytyy.
Lisenssi* Valitse lisenssi eri käyttölupa alasvetovalikosta. Lisenssi määrittelee miten aineistoasi voi käyttää ja minkälaisiin tarkoituksiin.
Lisätietoja käyttöluvasta Halutessasi voit antaa lisätietoa käyttöehdoista, käyttörajoituksista, viittauksista, ym. Kenttä on pakollinen, jos lisenssivalinta on "Lisenssiä ei määritelty" tai "Muu...". Tällöin kenttään voi syöttää varsinaisen käyttölupatekstin.

4. Lisätietoa

Maantieteellinen kattavuus Voit määrittää maantieteelliset alueet tai paikat, joita aineistosi käsittelee. Tähän kuuluu esimerkiksi alue, jolta tiedot on kerätty tai alue, jolla tutkimuskohteena olevat henkilöt asuvat. Kun alat kirjoittaa nimeä, saat automaattisesti ehdotuksia maantieteellisistä nimistä. Ehdotukset haetaan Finto-sanastopalvelusta. Voit myös kirjoittaa itse jonkin sellaisen paikan nimen, jota palvelu ei ehdota. Voit poistaa jo syöttämäsi paikannimen 'x'-painikkeesta.
Ajallinen kattavuus

Voit valita aineistosi ajallisen kattavuuden alku- ja loppupäivämäärät ja halutessasi ilmoittaa myös ajankohtien kellonajat. Päivämääräkentän oikealla puolella olevasta kalenteri-ikonista aukeaa päivämäärävalitsin. Päivämäärän voi myös syöttää käsin päivämääräkenttään.
Voit syöttää pelkän vuoden tai kuukauden kirjoittamalla suoraan tekstikenttään esim. 2015 tai 2015-01. Voit halutessasi syöttää kellonajan ja aikavyöhykkeen valitsemalla käytä tarkkaa kellonaikaa.

Aineiston elinkaaren tapahtumat Halutessasi voit kuvailla aineistosi elinkaareen liittyviä tapahtumia. Valitse tapahtuman tyyppi alasvetovalikosta. Lisää tapahtuman ajankohta muodossa "2002-12-24" tai jos kellonaika tiedetään, muodossa "2002-12-24T17:00:00". Kuvaus ja tekijä ovat vapaatekstikenttiä. Voit lisätä tapahtumia '+'-painikkeesta ja poistaa tapahtumia jättämällä toimijan tiedot tyhjäksi. Kun syötät tapahtuman, huomaa että kaikki neljä kenttää on oltava täytettynä.
Datan viimeisin muokkauspäivämäärä Valitse milloin dataa on viimeksi muokattu. Kentässä on oletuksena nykyinen ajanhetki
Tiedoston tekniset tiedot

Voit syöttää aineistosi jakelutiedoston teknisiä tietoja.

MIME-tyyppi: tiedoston sisältötyyppi (MIME-tyyppi), täydellinen lista löytyy osoitteesta http://www.iana.org/assignments/media-types,
Muoto: tiedostomuoto
Tarkistussumma ja algoritmi: tarkistussummaa ja algoritmia voidaan käyttää tiedoston muuttumattomuuden varmistamiseen.

 

5. Tunnisteet

Aineiston tunniste* Aineistolla tulee olla yksilöllinen pysyvä tunniste. Jos aineisto on julkaistu ja sillä on esimerkiski DOI-tunniste, laita se tähän kenttään. Jos jätät kentän tyhjäksi, Etsin luo aineistolle uuden URN-muotoisen pysyvän tunnisteen Kansalliskirjaston URN-rekisteristä. Saadaksesi lisätietoa, vieraile kansalliskirjaston sivulla osoitteessa https://www.kansalliskirjasto.fi/fi/palvelut/tiedonkuvailun-asiantuntijapalvelut/urn-tunnukset. Luotu tunniste on muotoa urn:nbn:fi:csc-kata[numerosarja].
Muut aineistoon liittyvät tunnisteet Jos aineistoon liittyy useampia tunnisteita, voit syöttää muut tunnisteet näihin kenttiin. Valitse oikea relaatio, miten tämä tunniste liittyy kuvailtavaan aineistoon. Tätä kohtaa voi käyttää esimerkiksi versioiden luomiseen tai mikäli haluat luoda kokoelman ja saada yhden yhteisen tunnisteen erillisille aineistoille.

 

 

Metatietojen tuonti tiedostosta
Mikäli aineistosi metatiedot on jo valmiiksi kirjoitettu XML-muotoiseksi dokumentiksi, voit tuoda metatiedot XML-dokumentista Etsimeen ja välttää näin näppäilemästä kaikkia metatietoja uudestaan. Etsimeen voi tuoda metatietoja DDI2-, OAI-PMH/DC- ja OAI-PMH/CMDI-muotoisista XML-tiedostoista.

Metatietodokumentin tuontitoiminnon löydät tietoaineiston lisäyslomakkeen yläpuolelta oikeasta laidasta. Voit tuoda metatiedot Etsimeen seuraavasti:

  1. Mikäli metatietodokumentti on ladattavissa verkosta, voit syöttää dokumentin latausosoitteen "URL"-kenttään. Vaihtoehtoisesti voit lähettää tiedoston tietokoneeltasi Etsimeen napsauttamalla "Selaa"-painiketta ja valitsemalla haluamasi tiedoston.
  2. Valitse metatietodokumenttiasi vastaava tiedostomuoto "Muoto"-valikosta.
  3. Paina "Lataa"-painiketta. Jos metatietojen tuonti onnistuu, tiedot ilmestyvät automaattisesti niitä vastaaviin lomakkeen kenttiin.
  4. Täytä mahdolliset puuttumaan jääneet tiedot Etsimen lomakkeella.