Aineistoihin ja niiden hallintaan liittyvät kysymykset

Toimijanäkökulma Tutkija Tutkimusorganisaatio
Millä rahoituksella tutkimusta tehdään?

Mikäli tutkimuksella ei ole ulkopuolista rahoitusta, tutkija tekee työtä ns. avoimessa tutkimuksessa, eikä aineistojen hallintaa ohjaamassa ole ulkopuolista tahoa. Tällöin riippuu tutkijan oman organisaation tavoista, miten hän saa määrätä aineistoistaan.

Mikäli taas tutkimusta tehdään ulkopuolisella rahoituksella, ns. sopimustutkimus tai täydentävän rahoituksen tutkimus, täytyy tarkistaa rahoittajan ehdot:

  • edellyttääkö rahoittaja aineistojen säilyttämistä ja avointa saatavuutta, vai
  • onko tulosten ja aineistojen osalta joitain rajoituksia, esimerkiksi aineisto on luovutettava mukana olevien yritysten käyttöön, vai annetaanko rahoituksen saajan valita toimintatapansa.

Mikäli tutkimusta ei tehdä ulkopuolisella rahoituksella, organisaation omat ohjeet ja toimintatavat ratkaisevat, miten tutkimusaineistojen avointa saatavuutta edistetään:

  • siirtääkö organisaatio itselleen oikeuksia ja määrääkö organisaatio aineistojen käytöstä, vai
  • säilyykö määräysvalta tutkijalla, jolloin on mietittävä, miten tutkijaa tuetaan, sekä
  • miten tutkijat sopivat keskenään aineistojen käytöstä.
Kun tutkimusta tehdään ulkopuolisella rahoituksella, organisaatio on sopimusosapuoli ja vastaa siitä, että rahoittajan ehtoja noudatetaan. Organisaation on tarvittaessa siirrettävä itselleen riittävät käyttö- ja omistusoikeudet aineistoihin rahoitusehtojen noudattamiseksi. Tässä tapauksessa organisaatio huolehtii siitä, miten ja millä ehdoin aineistoihin myönnetään oikeuksia. Mikäli rahoittaja ei aseta mitään tutkimusaineistoja ja tuloksia koskevia ehtoja, organisaation omat ohjeet ja toimintatavat ratkaisevat, miten tutkimusaineistojen avointa saatavuutta edistetään.
Kuka tekee tutkimusta? Jos tutkimusta tehdään yhdessä muiden tutkijoiden kanssa, tulee tekijöiden sopia keskenään miten kukin tekijä saa käyttää yhdessä aikaansaatuja aineistoja hankkeen aikana ja sen päätyttyä. Tässä yhteydessä on hyvä käydä lävitse kaikkien osapuolten oikeudet, tekijyyttä koskevat periaatteet, vastuut ja velvollisuudet sekä käyttöoikeuksia koskevat kysymykset.  
Miten tutkimuksen aineisto saadaan käyttöön?

Jos tutkijoilla on oikeus määrätä aineistoistaan, eikä oikeuksia ole siirretty organisaatiolle, tutkimuksen tekijöiden tulisi päättää millä ehdoin he haluavat antaa tekemiään aineistoja muiden käytettäväksi eli päättää lisensointitapa.

Jos tutkimusaineistona syntyy esimerkiksi haastattelumateriaalia tms. aineistoa, joka sisältää henkilötietoja tai joka voi olla tekijänoikeudella suojattu, tarvitaan tällaisen aineiston käyttämiseen henkilöiden suostumus. Suostumusasiakirja on laadittava henkilötietolain puitteissa siten, että avoin saatavuus on mahdollista.

Organisaation varoilla ostetut materiaalit kuuluvat organisaatiolle eli aineistoihin voi liittyä kahdenlaisia oikeuksia: tutkijan immateriaalioikeuksia ja määräysvaltaa sekä organisaation omistusoikeus materiaaliin.

Tutkijoiden ja organisaation on sovittava käyttöehdoista.

Aineistojen säilytys ja jako Tutkijan pitää hyvissä ajoin, mielellään jo tutkimusta aloittaessaan, miettiä mitä, miten ja missä aineistot säilytetään, jotta ne ovat mahdollisimman hyvin ja avoimesti muiden käytettävissä. Tähän vaiheeseen liittyy myös säilytettävän aineiston metatietojen lisääminen ja muun muassa tiedot aineistoon kohdistuvista oikeuksista (esimerkiksi tekijänoikeuden haltija) ja käytön rajoituksista (esimerkiksi salassapito määräaikoineen). Mahdollisimman aikaisessa vaiheessa tulisi miettiä yhteistyössä tutkijan kanssa mitä, miten ja missä aineistot säilytetään, jotta ne ovat mahdollisimman hyvin ja avoimesti muiden käytettävissä. Tähän vaiheeseen liittyy myös säilytettävän aineiston metatietojen lisääminen ja muun muassa tiedot aineistoon kohdistuvista oikeuksista (esimerkiksi tekijänoikeuden haltija) ja käytön rajoituksista (esimerkiksi salassapito määräaikoineen).

Kolmansien osapuolien aineistojen käyttö

Jos käytetään muiden tekemiä aineistoja, tulisi aineistojen käytöstä sopia oikeudenhaltijoiden kanssa siten, että avoin saatavuus on mahdollista, ellei käyttö ole sallittu lain nojalla. Tutkijoiden pitää myös muistaa tarkistaa, että he käyttävät aineistoja sopimusehtojen mukaisesti.

Jos aineistoihin ei ole mahdollista saada riittäviä oikeuksia, tällaiset aineistot pitää merkitä ja huolehtia siitä, että näitä aineistoja käytetään vain rajoitetusti.  Tähän vaiheeseen liittyy myös säilytettävän aineiston metatietojen lisääminen ja muun muassa tiedot aineistoon kohdistuvista oikeuksista (esimerkiksi tekijänoikeuden haltija) ja käytön rajoituksista (esimerkiksi salassapito määräaikoineen).

Jos käytetään muiden tekemiä aineistoja, tulisi aineistojen käytöstä sopia oikeudenhaltijoiden kanssa siten, että avoin saatavuus on mahdollista, ellei käyttö ole sallittu lain nojalla. Lisäksi on aina tarkistettava ja huolehdittava siitä, että aineistojen käyttö on sopimusehtojen mukaista.

Jos aineistoihin ei ole mahdollista saada riittäviä oikeuksia, tällaiset aineistot tulee merkitä ja on huolehdittava siitä, että tällaisia aineistoja käytetään vain rajoitetusti.  Tähän vaiheeseen liittyy myös säilytettävän aineiston metatietojen lisääminen ja muun muassa tiedot aineistoon kohdistuvista oikeuksista (esimerkiksi tekijänoikeuden haltija) ja käytön rajoituksista (esimerkiksi salassapito määräaikoineen).

 

 

 

Ratkaisujen päätyypit

Sähköisten aineistojen säilytykseen löytyy toimintamalleja ja ratkaisuja paikallisesti, kansallisesti ja kansainvälisesti.

Ratkaisujen päätyypit ovat:

  • datan säilytys tutkimuksen aikana
  • datan säilytys tutkimuksen jälkeen

Yleisesti tutkimushankkeissa (mm. ERC, Horizon2020) suositellaan tieteenalakohtaisten julkaisukanavien ja -arkistojen käyttöä, silloin kun niitä on tarjolla. Niissä aineistot saavat oikean kontekstin ja sopivan rakenteen. Arkistoa valittaessa on kuitenkin syytä kriittisesti tarkastella palveleeko arkisto riittävän hyvin avoimuutta ja uudelleenkäyttöä. Lisäksi on huolehdittava siitä että tieto julkaisuista ja tietoaineistoista kulkeutuu myös omaan tutkimustietojärjestelmään sekä Etsin-palveluun riittävien kuvailu- ja tunnistetietojen kanssa.

Muita toimintamallin ja palvelun valintaan vaikuttavia tekijöitä voivat olla mm.

  • aineistojen sijainti
  • palvelurajapinnat ja palvelun räätälöitävyys
  • datan yhteiskäyttö ja datan jakaminen
  • palvelun saatavuus ja palvelukatkot
  • tietoturva erityisesti sensitiivisten ja salassa pidettävien tietoaineistojen osalta
  • säilytyksen kesto
  • palvelun profiili
  • palvelun maksullisuus
  • palveluntarjoajan määrittelemät muut käyttöehdot (esim. lisenssiehdot)

Seuraavassa taulukossa on tarkasteltu palveluja edellä mainitut kriteerit huomioon ottaen. Taulukko ei viittaa suoraan mihinkään yksittäiseen tarjolla olevaan palveluun, sen lähtökohtana on ollut palveluluokkien kokonaisvaltainen (suhteellinen) arviointi.

 

Taulukon perusteella dynaamisimpia ja siten parhaiten datan säilytykseen tutkimuksen aikana soveltuvia palveluja ovat paikalliset ratkaisut, kun taas tutkimuksen jälkeen on pitkäkestoisessa säilytyksessä suositeltavampaa tukeutua kansallisiin ratkaisuihin. Maksullisia palveluja ei ole huomioitu tarkastelussa.

Tutustu palvelun käyttöoppaaseen ja käyttöehtoihin ennen palvelun käyttöönottoa.